MALANG POST – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Batu, menghadirkan solusi preventif cegah dokumen hilang melalui program LA IKI SIP. Layanan alih media arsip keliling yang kini tengah memasuki tahap uji coba tersebut, memungkinkan masyarakat mendigitalisasi berbagai dokumen penting keluarga secara gratis hingga ke tingkat desa.
Kehilangan ijazah, akta kelahiran, atau buku nikah sering kali menjadi persoalan yang menyita waktu dan merepotkan. Proses pengurusan ulang tidak hanya memakan waktu lama, tetapi juga membutuhkan berbagai kelengkapan persyaratan administrasi.
Melihat kondisi tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Batu menghadirkan inovasi solusi baru melalui layanan bertajuk LA IKI SIP.
Program yang saat ini dalam tahap uji coba tersebut merupakan layanan arsip keliling yang memungkinkan masyarakat mengalihmediakan dokumen penting keluarga ke dalam bentuk digital. Dengan langkah ini, warga memiliki cadangan data aman apabila sewaktu-waktu dokumen fisik mengalami kerusakan, hilang, atau tercecer.
Kepala Disperpusip Kota Batu, Abdul Rais, menjelaskan bahwa layanan tersebut mulai diperkenalkan melalui kolaborasi bersama pemerintah desa dan kelurahan. Desa Sidomulyo dipilih sebagai lokasi perdana pelaksanaan program alih media arsip tersebut.
“Ini masih dalam tahap uji coba. Kami memulai kolaborasi awal dengan Desa Sidomulyo untuk mengenalkan layanan arsip keliling secara langsung kepada masyarakat,” ujar Abdul Rais, Rabu (22/7/2026).
DIGITALISASI: Disperpusip Kota Batu melincurkan program La Iki Sip, untuk melakukan digitalisasi dokumen penting masyarakat Kota Batu. (Foto: Ananto Wibowo / Malang Post)
Melalui program ini, warga dapat membawa berbagai berkas penting untuk dipindai dan disimpan secara digital. Dokumen yang dapat didigitalisasi meliputi akta kelahiran, kartu keluarga, buku nikah, ijazah, sertifikat tanah, hingga berbagai arsip bernilai penting lainnya.
Seluruh hasil pemindaian nantinya akan tersimpan aman dalam basis data (database) resmi yang dikelola Disperpusip Kota Batu. Keberadaan arsip digital ini diproyeksikan menjadi penyelamat saat dokumen fisik asli rusak atau hilang.
“Jika suatu saat dokumen aslinya hilang, masyarakat tidak perlu panik. Kami memiliki salinan digitalnya yang sah sehingga bisa langsung membantu mempercepat proses pengurusan kembali,” terangnya.
Menurut Abdul Rais, layanan ini dirancang dengan konsep jemput bola. Tim kearsipan Disperpusip mendatangi lokasi yang disiapkan pemerintah desa atau kelurahan, seperti balai desa maupun kantor kelurahan. Warga cukup datang membawa dokumen fisik tanpa harus repot mendatangi kantor dinas di pusat pemerintahan.
Konsep ini dinilai jauh lebih efektif sekaligus mampu memperluas jangkauan kesadaran kearsipan masyarakat, mengingat budaya menyimpan arsip secara aman di tingkat rumah tangga masih perlu terus ditingkatkan.
Di era modern saat ini, risiko kehilangan data akibat bencana alam, kebakaran, banjir, maupun kelalaian pribadi kian tinggi. Oleh karena itu, digitalisasi arsip keluarga menjadi langkah preventif yang sangat relevan dengan kebutuhan warga.
Meski mengelola dokumen pribadi milik warga, Abdul Rais memastikan aspek keamanan dan kerahasiaan data menjadi prioritas utama instansinya. Seluruh arsip digital tersimpan di server terenkripsi dan dikelola penuh oleh lembaga kearsipan daerah.
“Penyimpanan arsip digital ini menjadi tanggung jawab penuh kami. Masyarakat tidak perlu khawatir karena keamanan dan kerahasiaan data pribadi dijamin sepenuhnya,” tegas Rais.
Ke depan, jika masa uji coba di Desa Sidomulyo berjalan optimal, layanan LA IKI SIP akan direplikasi ke seluruh desa dan kelurahan di Kota Batu. Pemkot Batu berharap program ini tidak hanya menjadi solusi penyelamatan dokumen, tetapi juga membangun gerakan masyarakat sadar arsip. (Ananto Wibowo / Ra Indrata)
