Pemkot Batu Luncurkan E-Tempat, Cek Jadwal dan Pinjam Gedung Kini Bisa Daring

MALANG POST – Masyarakat umum maupun Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kini dapat memantau jadwal sekaligus mengajukan peminjaman gedung milik Pemerintah Kota (Pemkot) Batu secara daring. Pemkot Batu telah menyediakan E-Tempat, sebuah platform berbasis situs web (website) yang dirancang untuk memudahkan pemantauan agenda penggunaan ruangan.

Layanan digital ini memungkinkan calon pengguna melihat jadwal pemakaian tempat secara transparan. Dengan begitu, pemohon dapat memastikan ketersediaan ruangan terlebih dahulu sebelum menentukan waktu pelaksanaan kegiatan.

Kabag Umum Setda Kota Batu, Dian Saraswati, menjelaskan bahwa E-Tempat dikembangkan untuk mewujudkan pengelolaan peminjaman fasilitas gedung pemerintah yang lebih tertib dan terstruktur.

“E-Tempat itu adalah website untuk peminjaman ruangan yang dapat digunakan untuk rapat oleh OPD, baik untuk melihat jadwal penggunaan gedung, plotting peminjaman gedung, dan lain sebagainya,” ujar Dian.

Pantau Ketersediaan Ruangan Lebih Awal

Salah satu fasilitas utama yang terintegrasi dalam sistem ini adalah Gedung Graha Pancasila, di samping sejumlah ruang rapat lain milik Pemkot Batu.

PINJAM GEDUNG: Graha Pancasila Balai Kota Among Tani Kota Batu merupakan salah satu gedung milik Pemkot Batu yang dapat dipinjam masyarakat, kini prosesnya bisa dilakukan secara online. (Foto: Ananto Wibowo/Malang Post)

Dian mencontohkan, ketika Dinas Pariwisata hendak menggelar kegiatan pada tanggal tertentu, pemohon cukup mengecek jadwal melalui E-Tempat terlebih dahulu. Jika ruangan pada tanggal tersebut belum terisi, peminjaman dapat langsung diajukan dan jadwalnya dicatat ke dalam sistem.

Skema ini memberikan kepastian lebih awal bagi pemohon. Di sisi lain, pengelola gedung menjadi lebih mudah memantau seluruh penggunaan ruangan sehingga potensi terjadinya benturan agenda antar-kegiatan dapat diminimalkan.

Tetap Wajib Melengkapi Administrasi Fisik

Meski pemesanan dilakukan secara digital, E-Tempat tidak sepenuhnya menggantikan proses administrasi manual. Setelah mengajukan jadwal melalui sistem, pemohon tetap diwajibkan melengkapi berkas administrasi dan berkoordinasi langsung dengan pihak pengelola.

“Walaupun sudah melakukan pemesanan melalui E-Tempat, yang bersangkutan harus tetap ada surat fisik, kedatangan untuk koordinasi, penataan layout, dan lain sebagainya,” terang Dian.

Akses penggunaan fasilitas gedung ini terbuka luas, tidak hanya untuk internal Pemkot Batu, tetapi juga bagi organisasi kemasyarakatan (ormas) serta masyarakat umum. Pengajuan peminjaman dapat diperuntukkan bagi berbagai tingkatan acara, mulai dari rapat koordinasi tingkat kota hingga agenda skala provinsi.

Ketentuan Pengecualian Agenda Kenegaraan

Meski jadwal peminjaman sudah tercatat di dalam sistem E-Tempat, pemohon diimbau untuk tetap memperhatikan adanya kondisi khusus. Terutama untuk penggunaan Gedung Graha Pancasila, fasilitas tersebut sewaktu-waktu dapat dialihkan untuk mendukung agenda kenegaraan.

Apabila terdapat kunjungan menteri atau kegiatan mendadak dari pemerintah pusat, jadwal yang sebelumnya telah terplot dapat mengalami penyesuaian. Agenda kenegaraan secara otomatis menjadi prioritas utama.

“Kalau ada kegiatan kenegaraan seperti kunjungan menteri dan lain sebagainya, itu ada pengecualian. Jadi OPD maupun ormas bisa tergeser jadwalnya,” tegas Dian.

Melalui keberadaan E-Tempat, Pemkot Batu mendorong pemanfaatan fasilitas gedung pemerintah secara transparan, akuntabel, dan efisien. Masyarakat maupun OPD yang ingin mengecek jadwal serta mengakses layanan peminjaman gedung dapat langsung mengunjungi laman resmi e-tempat.batukota.go.id. (Ananto Wibowo)