Malang Post – Setiap perusahaan tentu memerlukan sistem yang baik untuk keperluan alokasi gaji karyawan. Untuk keperluan ini penggunaan HR process management software tentu sudah cocok dalam mengurangi beban karyawan HRD untuk penghitungan dan juga pendataan gaji para karyawan. HR process management software merupakan ini merupakan singkatan dari Human Resource Information System.
Saat digunakan, sistem ini berguna untuk memusatkan data entry, melacak data dan sumber informasi untuk penggunaan department SDM, payroll, pihak manajemen dan departemen akuntansi. Penggunaan ini membuat semua hal seperti penghitungan gaji, cuti, job class, jadwal masuk dan berbagai informasi lain seputar karyawan.
Mengenal HR Process Management Software
HR process management software merupakan salah satu teknologi yang paling banyak diminati dan banyak perusahaan yang ingin menerapkannya. Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan HR process management software? Fitur apa yang ingin dicoba banyak perusahaan saat mengelola bisnis mereka, Para ahli mengatakan software ini masih kurang dipahami karena cenderung menjadi produk teknologi baru.
Untuk memahami software ini, mari kita lihat gambaran besarnya seperti sistem informasi sumber daya manusia. HR process management software adalah sistem yang digunakan untuk manajemen personalia perusahaan. Selain itu, perusahaan besar secara otomatis memiliki lebih banyak karyawan dan lebih sulit untuk dikelola daripada perusahaan dengan lebih sedikit karyawan.
Komponen HR Process Management Software
Harus saya akui bahwa software ini memiliki beberapa komponen yang sangat membantu dan dibutuhkan oleh para pemilik bisnis untuk mempermudah pengelolaan karyawan. Komponen-komponen ini juga dirancang untuk digunakan untuk berbagai keperluan lain yang berkaitan dengan manajemen karyawan.
- Kehadiran
Jelas komponen yang paling diinginkan dari sistem manajemen sumber daya manusia adalah kemampuan untuk mencatat kehadiran secara rinci dan akurat untuk setiap karyawan. Untuk alasan ini, kehadiran sering kali merupakan komponen lanjutan dari HR process management software. Bahkan, ketidakmampuan software ini untuk mendaftarkan keberadaan karyawan hampir merupakan produk yang gagal. Karena fitur itulah yang paling diinginkan pemilik bisnis, dimulai dengan kemampuan untuk mencatat kehadiran karyawan.
HR process management software juga memungkinkan untuk karyawan melaporkan lokasi catatan kehadiran mereka dengan lampiran foto. Pengembangan keterampilan ini tentunya akan sangat berguna bagi perusahaan yang menjalankan sistem WFA dan WFH yang memungkinkan karyawan tetap bekerja tanpa harus datang langsung ke kantor.
- Perhitungan gaji dan pajak
Komponen HR process management software kedua yang dibutuhkan adalah kemampuan menghitung gaji dan pajak penghasilan karyawan. Dengan komponen yang satu ini, pengusaha tidak perlu lagi menghitung hak dan kewajiban karyawan secara manual dan membosankan. Namun, menghitung gaji dan pajak adalah salah satu tugas yang paling menegangkan bagi para profesional HRD.
Jadi jika sebuah perusahaan memutuskan untuk menggunakan sistem manajemen sumber daya manusia, tentu akan sangat membantu jika platform yang mereka gunakan juga menawarkan fungsi ini. Komponen penggajian dan penghitungan pajak memungkinkan perusahaan untuk lebih transparan kepada karyawannya.
- Persyaratan kinerja dokumen
Komponen berikutnya yang juga sering diprioritaskan oleh sistem manajemen sumber daya manusia, adalah kemampuan untuk mendokumentasikan dan memproses semua permintaan dukungan kinerja. Tidak jarang karyawan harus menggunakan kantong pribadi untuk menyelesaikan aktivitas bisnis, kemudian perusahaan bisa menggantinya dengan system.
Bayangkan proses ini dilakukan melalui sistem yang sudah terintegrasi dan terintegrasi satu sama lain. Tentu saja, karyawan dapat lebih mudah fokus pada tugas mereka, ini juga mengapa banyak pemilik bisnis melihat ke dokumentasi dan penanganan permintaan dukungan kinerja saat memilih sistem manajemen sumber daya manusia.
Kelebihan Penggunaan HR Process Management Software
Jika Anda ingin tahu lebih tentang manfaat yang bisa diberikan HR process management software ini, mari bahas lebih tentang kelebihannya sebagai berikut:
- Semua data Terpusat dan Mudah di Akses
Hal utama yang menjadi daya tarik penggunaan software ini di banyak perusahaan adalah data yang terpusat. Data ini disimpan dalam bentuk digital dalam server perusahaan yang nantinya bisa diakses oleh banyak bagian perusahaan untuk kebutuhan tertentu.
Contoh saja, akses oleh HRD soal hitungan potongan gaji karena cuti yang diambil karyawan, Akses oleh pihak akuntansi untuk penghitungan pengeluaran gaji karyawan total bulan itu, Akses pihak Direktur perusahaan untuk melihat performa karyawan secara langsung dan tentu masih banyak penggunaan yang lain.
Data pada satu tempat ini tentu lebih baik daripada tiap divisi memiliki versi data sendiri yang harus di kroscek setiap saat. Jika ada kesalahan dalam penulisan di satu divisi, data ini menjadi tidak sinkron dan malah membuat masalah.
- Mengurangi Human Error
Karena data hanya ada satu dan bisa diolah secara otomatis, kesalahan manusia atau human error juga bisa dikurangi. Masalah seperti salah hitung payroll, salah perhitungan waktu cuti dan libur bisa saja terjadi jika dihitung manual. Jika menggunakan software ini, Anda cukup masukan parameter penghitungan dan semua perhitungan akan berjalan seragam dengan otomatis.
- Lebih Aman
Karena sistem berupa data digital yang berada di dalam program, Anda bisa menggunakan sistem pengaman digital untuk membatasi akses. Perlindungan dengan password dan ID adalah salah satu hal yang paling paling basic sebagai langkah keamanan.
Beberapa perusahaan bahkan menggunakan alat scan sidik jari ataupun kartu ID untuk kebutuhan akses HR process management software. Sistem keamanan seperti ini tentu lebih mudah dibuat dibandingkan harus melindungi data analog yang ada di arsip – arsip perusahaan.
- Mengurangi Beban Kerja Manual
Seperti yang disinggung sebelumnya, penggunaan sistem otomatis dengan program tentu membuat pekerjaan karyawan HRD lebih ringan. Beban pengolahan data karyawan yang manual tentu akan hanya akan memboroskan kertas dan jam kerja mereka. Jika menggunakan software ini, pihak HRD masih bisa mengatasi masalah pekerjaan lain dan tidak menghabiskan waktu dalam pengolahan data karyawan saja.
Faktor – Faktor yang Mempengaruhi HR Process Management Software Menjadi Populer
Dari daya tarik keuntungan HR process management software di atas, tentu penggunaannya sangat penting untuk perkembangan perusahaan. Walaupun begitu untuk tingkat kepopuleran software ini Indonesia, ada beberapa faktor lain yang membuat penggunanya lebih banyak.
Sebelumnya, HR process management software di Indonesia hanya digunakan perusahaan besar saja. Para pengusaha tingkat menengah tidak terlalu menggunakan hal ini dan lebih ke arah manual di era 2000an. Tapi di tahun 2019 ini, penggunaanya melonjak jauh. Jika ingin faktor apa saja yang menyebabkan hal ini, berikut adalah bahasannya:
- Peningkatan Perusahaan Startup
Di era 2014, peningkatan jumlah pelaku startup sangatlah tinggi. Hal ini tentu membuat banyak perusahaan dengan outlook modern bertambah di Indonesia. Para perusahaan baru ukuran menengah ini umumnya menggunakan media digital sebagai tempat operasi dan juga berkembang. Hal ini membuat semua data dan urusan ketenagakerjaan akan lebih mudah diurus dengan software ini.
Jumlah startup yang sukses ini akhirnya mendorong penggunaan software ini lebih banyak juga di Indonesia. Sampai saat ini banyak perusahaan baru terus muncul dan lebih mengutamakan penggunaan sistem ini daripada keperluan pengolahan data karyawan secara manual.
- Penggunaan Sistem Digital Makin Umum
Perkembangan teknologi tentu selalu terjadi dan di Indonesia hal ini terasa sangat cepat terutama sejak tahun 2010. Keperluan transportasi dan belanja saja sudah bisa dari Internet. Untuk urusan akses data perusahaan, juga tentu akan makin berkembang dan mudah digunakan.
HR process management software adalah solusi yang memudahkan keperluan akses data perusahaan lebih ringkas dan baik seperti yang sudah dibahas sebelumnya. Tapi di era sebelum internet populer skill HRD tentu tidak seperti sekarang ini. Sekarang penggunaan sistem dan program lebih mudah disintegrasi dibandingkan dahulu yang perlu training khusus dan pengeluaran biaya lebih banyak.
- Integrasi App Menjadi Lebih Baik
Sistem software HR ini biasanya menyediakan sistem layanan self serving untuk karyawan. Sistem ini tentu memerlukan akses seperti gadget ataupun komputer. Jika karyawan di era sebelumnya penggunaan gadget belum populer, sekarang layanan ini sudah menjadi sesuatu yang harus.
Menggunakan layanan integrasi App ini, karyawan tidak harus berurusan dengan HRD langsung tapi cukup mengajukan kebutuhan melalui sistem secara otomatis. Contoh saja seperti permintaan cuti, submit surat izin dan keperluan lain tentu menjadi lebih mudah dilakukan melalui gadget sendiri.
- Keamanan Data Digital Lebih Terjaga
Keamanan digital di Indonesia tentu adalah hal yang sangat penting untuk perusahaan. Di Indonesia masalah seperti hacking tentu ada tapi sangat jarang dibandingkan banyak negara lain. Hal ini tentu membuat banyak perusahaan Indonesia lebih menyukai menggunakan basis data digital seperti HR process management software untuk keperluan operasinya.
Tips Memilih HR Process Management Software yang Baik
Jika Anda adalah pemilik usaha yang ingin beralih menggunakan software ini, Mari bahas bersama hal – hal yang harus diperhatikan untuk memiliki HR process management software Indonesia yang baik berikut ini:
- Perhatikan Biaya yang Dikeluarkan
Biaya software HR process management software Indonesia biasanya relatif murah dibandingkan HR process management software luar negeri. Tapi tetap saja pengeluaran ini akan mempengaruhi perusahaan Anda. Untuk keperluan memilih yang pas, gunakan software HR yang memiliki fitur demo ataupun trial agar bisa menentukan pilihan dengan lebih baik sebelum harus keluar uang.
- Pertimbangkan Pertumbuhan Perusahaan
Ukuran perusahaan bisa jadi alat penentu HR process management software yang dibutuhkan. Di pasaran banyak software HR process management software yang tersedia untuk ukuran perusahaan kecil, menengah dan besar. Tergantung ukuran perusahaan dan tingkat pertumbuhannya, Anda harus pilih yang sesuai.
- Selalu Lihat Kebutuhan Penggunaan Inti yang Anda Cari
Software HR process management software tertentu biasanya memberikan fitur menjual yang inti. Contoh saja HR process management software merek A lebih baik digunakan untuk payroll ataupun merek B untuk penggunaan akumulasi data karyawan dan juga kebutuhan absen. Tergantung kebutuhannya Anda bisa pilih yang paling Anda penting untuk perusahaan Anda.
- Kesiapan Internal Perusahaan
Tidak semua perusahaan siap mengintegrasi penggunaan HR process management software secara langsung. Anda harus memiliki sistem database yang baik dan juga pegawai yang mampu menggunakannya. Jadi pastikan melakukan pelatihan dan mengupgrade infrastruktur perusahaan untuk menggunakan HR process management software Indonesia ini.
Sekian bahasan HR process management software Indonesia dan mengapa menjadi populer saat ini. Mudah – mudahan hal ini bermanfaat bagi Anda. Terima kasih sudah membaca!.(*)
