Malang Post – Memastikan absensi karyawan saat mulai bekerja, menjadi tantangan bagi HRD untuk menentukan melalui metode absensi apa yang paling tepat dan sesuai bagi perusahaan dan karyawan. Terlebih lagi karena absensi diyakini menjadi salah satu acuan untuk melakukan penilaian ketaatan karyawan terhadap peraturan perusahaan.
Melalui laporan dari absensi karyawan, perusahaan dapat menimbang produktivitas karyawan di kantor dan performa kerja contohnya dengan melihat waktu hadir setiap karyawan di kantor. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan ulasan dan meningkatkan kinerja dari karyawan. Dari beberapa pilihan pencatatan absensi karyawan, baiknya perusahaan menimbang kekurangan dan kelebihan yang pastinya efisien untuk karyawan, dan lebih hemat dan ekonomis bagi perusahaan.
Jika kita lihat, pilihan absensi dengan mesin fingerprints masih menjadi pilihan mayoritas perusahaan di Jakarta, hal ini karena adanya fingerprint masih dinilai lebih efektif daripada menggunakan absensi manual seperti biasa. Namun, Apakah absensi yang menggunakan mesin fingerprints masih efektif untuk pencatatan absensi karyawan? Penggunaan absensi dengan mesin fingerprints kerap kali mengalami masalah teknis.
Kesalahan pada barang elektronik memang sering terjadi, apalagi jika barang tersebut digunakan setiap saat dan dipakai oleh orang banyak, sangat besar kemungkinan bila mesin mengalami hang atau error. Adanya error dalam barang elektronik, dapat berdampak buruk pada perusahaan, baik dalam masa sekarang maupun di jangka panjang. Ingat lagi pada saat menggunakan absensi mesin fingerprints, apakah Anda juga mengalami masalah ini?
- Identifikasi sensor lambat
- Mesin seringkali error
- Mesin tidak menerima scan
- Jam dan tanggal tidak sesuai
- Data yang sudah tersimpan tidak bisa terkoneksi dengan komputer
Beberapa poin di atas adalah kekurangan dari metode mesin fingerprints yang dikeluhkan baik karyawan maupun pihak HRD yang memproses laporan absensi. Namun bukan berarti teknologi mesin fingerprint ini tidak mengalami kelebihan, sampai sekarang banyak perusahaan masih nyaman dengan teknologi ini, namun untuk menggunakan mesin yang mempunyai keunggulan dan stabilitas tinggi tentunya perusahaan harus mengeluarkan investasi yang tinggi pula. Tak hanya itu dibutuhkan juga biasa pemeliharan yang tidak murah agar mesin selalu dalam performa yang baik.
Lalu apakah ada alternatif solusi lain dari absensi attendance management dengan mesin fingerprints?
Fitur absensi online untuk karyawan bukan suatu ketidakmungkinan bagi perusahaan untuk mulai menerapkannya sekarang. Solusi absensi online dengan mencatat waktu kehadiran kerja karyawan secara mobile yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan, terlebih lagi dengan biaya yang sebanding dan lebih ekonomis.
Bayangkan jika suatu perusahaan mempekerjakan karyawan yang pekerjaannya dengan mobilitas ke luar kantor, atau misalkan sales yang dibagi ke beberapa tempat. Pastinya akan lebih efektif dan terbantu dengan adanya absensi online dibandingkan memasang mesin fingerprint di beberapa region yang mungkin saja masih berpindah tempat.
Dengan adanya fitur absensi online yang bisa diakses melalui HP, karyawan akan dapat lebih mudah mencatat jadwal kegiatannya secara real-time dan sebagai perusahaan juga pastinya lebih mendapatkan keuntungan karena mengetahui manajemen waktu kerja dari karyawannya masing-masing.
Tertarik mencoba fitur absensi online untuk kemudahaan dan efisiensi biaya perusahaan Anda? Yuk mulai tingkatkan produktivitas karyawan dengan bantuan absensi online dari SunFish Go. Dapatkan info selengkapnya mengenai layanan lainnya di sini.
Aplikasi attendance management Karyawan
Aplikasi attendance management tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan berskala menengah ke atas namun juga sangat membantu perusahaan kecil. Perusahaan besar multi cabang akan sangat terbantu karena dapat lebih mudah mengorganisir karyawannya terutama dari segi administratif, sedangkan perusahaan kecil dapat terbantu dalam membentuk sebuah kultur perusahaan yang lebih disiplin dan teratur.
Sebagaimana dilansir dari Kompasiana, dikatakan bahwa informasi dan data real-time menjadi kekuatan utama yang harus dijadikan pertimbangan dalam pemilihan aplikasi attendance management apa yang sebaiknya diterapkan.
Perkembangan teknologi menawarkan metode baru dalam mengolah data karyawan. Absensi modern tak hanya meliputi scan kartu, jari dan wajah, namun juga absensi berteknologi cloud untuk kemudahan absen karyawan dari mana saja menggunakan aplikasi attendance management di smartphone.
Perusahaan dapat mengolah dan menampung data absensi karyawan dari seluruh lokasi/cabang secara terpusat dan real-time, lalu mengaksesnya melalui internet dan aplikasi. Karyawan dapat melakukan absensi tanpa menghambat kinerja dan produktivitas mereka dari manapun.
Kelebihan dan inovasi aplikasi attendance management melalui aplikasi smartphone inilah yang ditawarkan Talenta. Cara baru absensi yang memudahkan karyawan dan juga menguntungkan bagi perusahaan. Anda bisa mencoba fitur absensi online untuk kemudahaan dan efisiensi biaya perusahaan Anda dengan free trial demo Talenta. Mulai tingkatkan produktivitas karyawan dengan bantuan absensi online di Talenta.
Manfaat menggunakan aplikasi attendance management
- Rekapitulasi Lebih mudah
Salah satu keuntungan absensi online adalah memudahkan pencatatan serta rekapitulasi daftar hadir karyawan. Sebab, dengan adanya absensi ini perusahaan tidak lagi perlu melakukan rekap daftar hadir karyawan. Daftar kehadiran, keterlambatan, dan ketidakhadiran sudah tercatat secara otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual. Selain itu, sistem pada absensi online juga biasanya sudah terintegrasi antardata sehingga perubahan data dapat dilakukan secara otomatis dan juga akurat.
- Adanya Integrasi dengan Sistem Lain
Biasanya, absensi online akan terintegrasi dengan sistem lain yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini juga tergantung pada kebutuhan perusahaan, yaitu pada sistem apa presensi ini diintegrasikan. Pengintegrasian data ini menjadi dasar yang cukup baik dan bermanfaat untuk pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini juga berdampak pada keputusan strategis yang bisa diambil secara tepat oleh perusahaan.
- Perampingan Tugas Kerja
Jika suatu perusahaan sudah menggunakan absensi digital, maka tidak akan ada lagi tugas melakukan rekapitulasi daftar hadir. Hal ini dikarenakan semua tugas pengurusan absen sudah dilakukan oleh sistem sehingga tidak lagi menambah tugas kerja karyawan bahkan tidak lagi diperlukan banyak sumber daya manusia untuk pengurusan absensi.
- Lebih Efektif dan Menghemat Biaya
Dikatakan lebih efektif dan lebih menghemat biaya karena absensi online tidak memerlukan perangkat fisik untuk melakukan absen. Tidak hanya itu, absensi online juga tidak memerlukan pemasangan sistem ataupun mesin absen sehingga cara ini akan menghemat pengeluaran perusahaan. Jika menggunakan absensi online, kamu hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakan ponsel kamu untuk mengakses aplikasi attendance management.
- Dapat Dipantau dan Perhitungannya Akurat
Aplikasi attendance management terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan memantau data dapat dilakukan secara realtime. Keunggulan pemantauan ini dapat memudahkan kinerja dalam memproses data kehadiran karyawan, keterlambatan, serta ketidakhadiran karyawan. Sistem ini juga dapat membuat perhitungan jam kerja yang akurat karena waktu yang dipakai tersinkron otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat.
Merubah aplikasi attendance management dari absensi konvensional menjadi absensi digital merupakan suatu pilihan yang tepat bagi perusahaan. Dengan demikian baik perusahaan maupun karyawan akan mendapatkan banyak manfaat serta kemudahan-kemudahan dalam melakukan pekerjaan. Pengurusan presensi biasanya memang terdengar sepele, akan tetapi pada kenyataannya pengurusan presensi menjadi hal yang sulit jika tidak dilakukan dengan tepat.
- Perhitungan Jam Kerja Lebih Akurat
Keberadaan internet sendiri memungkinkan sinkronisasi waktu pada tiap-tiap perangkat yang terhubung. Dengan kata lain, waktu yang ditampilkan pada smartphone karyawan sendiri serta perangkat laptop atau komputer kantor pun tentu akan sama.
Hal tersebut membuat waktu absensi sendiri yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat. Tingkat akurasi dalam aplikasi attendance management merupakan poin yang amat penting dalam pengukuran kinerja dari karyawan perusahaan itu sendiri. Terlebih jika perusahaan yang mempunyai kebijakan gaji yang berpedoman pada kehadiran serta keterlambatan karyawan.
- Meningkatkan Kinerja Karyawan
Manfaat absen online yang terakhir adalah meningkatkan kinerja karyawan. Dengan menggunakan absen online sendiri maka waktu yang akan digunakan untuk melakukan absensi di kantor dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan saat sedang bekerja. Dengan begitu, maka waktu mereka pun tidak akan terbuang sia-sia.
- Pemantauan Secara Realtime
Keunggulan aplikasi yang terkoneksi dengan internet ini yang lainnya adalah kemampuannya untuk melakukan pemantauan data secara realtime. Keunggulan semacam itu tentu akan sangat memudahkan kinerja bagian dari personalia.
Kehadiran serta keterlambatan dapat dipantau setiap harinya tanpa perlu memindahkan data ke komputer atau pada perangkat lainnya. sinkronisasi data pun menjadi lebih mudah karena data sendiri akan tersimpan secara otomatis dengan sistem cloud.
- Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat
Salah satu metode yang sangat populer digunakan sebagai sarana aplikasi attendance management adalah fingerprint. Namun kelemahan dari sistem tersebut adalah perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat.
Selain cadangan perangkat tersebut tentunya sangat diperlukan jika tiba-tiba saja perangkat yang sedang digunakan tiba-tiba terjadi kerusakan. Belum juga membutuhkan teknisi khusus untuk melakukan perbaikan serta pemeliharaan perangkat.
Maka dari itu, penggunaan aplikasi attendance management tentunya lebih menghemat biaya. Karena metode ini hanya bermodalkan komputer atau laptop kantor serta koneksi yang terhubung ke internet. Dengan begitu maka perusahaan pun dapat dengan mudah menjalankan fungsi absensi karyawan perusahaan itu sendiri. selain itu, para karyawan pun dapat melakukan absensi dengan perangkat smartphone yang mereka miliki.
Itu tadi adalah beberapa keunggulan yang akan kamu dapatkan jika kamu menggunakan absensi online. Keunggulan-keunggulan tersebut tidak akan kamu dapatkan jika kamu masih menggunakan absensi konvensional atau absensi manual. Dengan banyak keunggulan yang ditawarkan oleh absensi online, apakah kamu tidak tertarik untuk menggunakannya? Yuk, mulai beralih dari absensi konvensional menuju absensi online!
Kesimpulan
Adanya perkembangan zaman dan teknologi mendorong perubahan dalam aplikasi attendance management karyawan dalam perusahaan. Dari absensi yang dilakukan dengan tanda tangan dan manual sekarang mulai berubah ke absensi online dengan bantuan alat fingerprint atau HRIS. Absensi karyawan menjadi hal yang wajib ada dalam perusahaan karena membantu dalam mengatur ritme kerja dan banyak manfaat lain yang dapat dirasakan oleh perusahaan.
Hadirnya aplikasi attendance management karyawan baru yaitu HRIS seperti Talenta memberikan berjuta manfaat bagi HR. Talenta dapat merekam kehadiran karyawan dengan selfie kemudian langsung terintegrasi pada perhitungan gaji karyawan. Pengecekan kehadiran juga dapat dilakukan secara realtime tanpa harus ada input data terlebih dahulu. Talenta solusi rekam kehadiran dan penggajian karyawan!.(*)
