Malang Post – Aplikasi slip gaji online dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) bisa dikatakan merupakan fungsi yang sangat penting bagi perusahaan. Namun, karena sistemnya otomatis, penerapannya dapat membuat proses akuntansi penggajian yang rumit menjadi lebih praktis. Selain itu, software HRIS membuat proses penghitungan gaji pokok, tunjangan, upah lembur, pajak, dan pengiriman gaji kepada karyawan menjadi lebih mudah dan cepat.
Penerapan penggajian merupakan salah satu inovasi baru untuk mengatur distribusi upah. Bagi karyawan suatu perusahaan, gaji merupakan remunerasi yang harus diberikan perusahaan atas pekerjaannya. Ada banyak elemen dalam upah, ukuran dan jenisnya bervariasi, dan harus dijelaskan kepada karyawan. Oleh karena itu, penting untuk membuat manajer penggajian mengetahui contoh slip gaji karyawan yang dapat diedit untuk memudahkan pembuatan slip gaji.
Pentingnya Potongan Gaji Sebagai Bukti Gaji sebagai dasar dari adanya Aplikasi Slip Gaji
Mengenai pengiriman gaji, tampaknya sangat sederhana. Namun ternyata hal ini sangat penting karena mempengaruhi kepuasan karyawan dan persepsi terhadap transparansi atau kewajaran upah yang diterima. Selain itu, slip gaji ini juga merupakan bukti nyata bahwa perusahaan telah membayar karyawannya.
Padahal, karena pentingnya dokumen penggajian, pemerintah telah mengaturnya dalam peraturan perundang-undangan Indonesia saat ini. Memang kewajiban memberikan penggajian tidak diatur secara jelas dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan.
Peraturan tersebut menetapkan bahwa pemberi kerja (pemberi kerja) harus memberikan bukti pembayaran gaji kepada karyawan. Sertifikat pembayaran gaji berisi rincian gaji, termasuk potongan dari karyawan. Oleh karena itu, dalam rangka memenuhi ketentuan pemerintah, perusahaan harus secara berkala memberikan slip gaji sebagai bukti pembayaran kepada karyawan, tanpa mensyaratkan persyaratan karyawan yang bersangkutan.
Pentingnya Penggajian Perusahaan Karyawan melalui Aplikasi Slip Gaji
Gaji karyawan diberikan sesuai dengan kesepakatan yang disepakati di awal kontrak kerja. Jumlah ini dipengaruhi oleh banyak faktor dalam gaji itu sendiri, yang akan dijelaskan dalam penggajian karyawan. Umumnya, penggajian diartikan sebagai daftar rinci dari elemen gaji dan semua pemotongan yang harus dibayar.
Kedua belah pihak (perusahaan dan karyawan itu sendiri) membutuhkan penggajian sebagai pengatur keuangan. Sementara bagi pegawai yang digaji, slip gaji juga digunakan sebagai kontrol atas nominal gaji yang harus dibawa pulang. Dalam penggajian semuanya dijelaskan secara detail, mulai dari gaji pokok, tunjangan, limit kredit, pemotongan BPJS atau lainnya.
Format Penggajian yang Benar Sesuai Aplikasi Slip Gaji Online
Semua elemen pendapatan dan pemotongan harus dituliskan di daftar penggajian sehingga format penggajian yang jelas dapat ditulis. Ada banyak contoh slip gaji karyawan yang dapat diedit dan diperoleh secara online kapan saja, yang dapat digunakan oleh siapa saja.
Format penggajian itu sendiri sangat berbeda, dan setiap perusahaan berbeda. Biasanya, format slip gaji memuat beberapa elemen penting yang termasuk dalam gaji karyawan. Berikut adalah data pada contoh penggajian karyawan yang dapat diedit sesuai kebutuhan:
- Gaji pokok
Gaji pokok adalah besarnya gaji pokok yang harus dibayarkan pengusaha kepada karyawannya berdasarkan posisi dan jenis pekerjaannya. Bagaimanapun, pembayaran bulanan dibayarkan kepada karyawan, termasuk karyawan yang meminta cuti.
- Tunjangan
Tunjangan adalah segala manfaat yang diberikan kepada karyawan dan dibayarkan dalam bentuk gaji setiap bulan. Misalnya subsidi transportasi, subsidi pangan, kesehatan dan tunjangan lainnya.
- Penghasilan lain
Penghasilan lain mengacu pada pendapatan selain gaji pokok yang pasti dapat diperoleh seorang karyawan. Misalnya, seorang wiraniaga akan mendapatkan penghasilan tambahan untuk penjualan. Nah, inilah yang disebut pendapatan lain dari karyawan tersebut, dan itu juga harus dicantumkan dalam daftar gaji.
- Kurangi hutang
Jika karyawan tersebut memiliki pinjaman yang baik dari bank dan pembayarannya merupakan hutang otomatis dari gaji, elemen “potongan hutang” akan muncul. Biasanya, pinjaman seperti ini adalah pinjaman bank penggajian, dan gaji karyawan dibayarkan melalui bank.
- Pajak penghasilan
Unsur yang sama pentingnya adalah pajak penghasilan, yang harus dibayar setiap tahun dan biasanya dipotong sebulan sekali. Pajak penghasilan akan ditampilkan pada daftar gaji karyawan yang penghasilannya melebihi penghasilan tidak kena pajak yang ditentukan oleh pemerintah.
6 Manfaat Aplikasi Slip Gaji Wajib Tahu!
Menyusun dan mengelola slip gaji menjadi bagian kegiatan administrasi HRD. Penyusunan slip gaji jika dilakukan dengan cara manual sangatlah menyulitkan HRD. Mengapa demikian? Hal tersebut dikarenakan banyaknya komponen dalam perhitungan gaji yang berbeda untuk setiap karyawan.
Staf HRD bisa saja tidak teliti dan melakukan kesalahan input dalam menyusun slip gaji. Akibatnya, informasi yang tertera pada slip gaji menjadi tidak akurat. Aplikasi slip gaji online dapat mengatasi hal tersebut dan membuat penyusunan slip gaji menjadi lebih sederhana.
Mengelola slip gaji menggunakan layanan aplikasi slip gaji online lebih menguntungkan daripada cara manual. Jika Anda masih belum yakin untuk menggunakan aplikasi slip gaji online, dibawah ini adalah penjelasan mengenai beberapa manfaat dalam penggunaan aplikasi slip gaji online:
- Peningkatan Efisiensi
Sistem slip gaji manual biasanya membutuhkan sedikitnya satu orang untuk memindahkan data atau secara manual. Proses ini bisa memakan waktu beberapa jam dan harus diselesaikan setiap penggajian bulanan. Aplikasi slip gaji online bisa melakukan perhitungan secara otomatis hanya dengan beberapa klik.
- Mengurangi Human Error
Hampir setiap perhitungan dan input manual berisiko terjadinya kesalahan atau human error. Kemudian, hal itu bisa menyebabkan ketidakpuasan karyawan, kehilangan uang perusahaan, atau masalah kepatuhan regulasi. Nah, dengan otomatisasi dari aplikasi akan membantu mengurangi human error. Sehingga data dan informasi dalam slip gaji tak diragukan validitasnya.
- Hemat Waktu
Menyiapkan slip gaji manual sangat memakan waktu. Pertama, slip gaji perlu dicetak dan dikirim ke karyawan. Kedua, salinan asli harus diarsipkan agar aman. Ketiga, HRD juga harus mengatur semua slip dalam urutan kronologis adalah proses yang memakan waktu. Semua masalah ini bisa diatasi dengan bantuan aplikasi. Karena aplikasi berbasis online, HRD akan lebih mudah untuk mengakses, menyimpan, dan mengirimkannya kepada karyawan.
- Aman
Informasi yang tertera pada slip gaji fisik yang disimpan dapat dicuri atau disalahgunakan oleh siapa pun. Selain itu, kertas mudah rusak dan menyimpannya untuk waktu yang lama bukanlah hal yang mudah Oleh karena itu, memiliki sistem slip gaji online sangat aman karena semua data tersimpan dalam cloud based server dan dapat diunduh jika sewaktu-waktu membutuhkan.
- Ramah lingkungan
Bertahan dengan slip gaji fisik berarti mengharuskan perusahaan untuk menggunakan banyak kertas. Penting bagi perusahaan untuk mulai perlahan terlibat dalam pelestarian lingkungan dalam segala tindakan bisnisnya. Salah satu cara paling sederhana adalah mengurangi penggunaan kertas. Dengan menggunakan aplikasi slip gaji online, HRD pun akhirnya dapat menghemat banyak kertas yang terbuang percuma dalam slip pencetakan.
7 Cara Memilih Aplikasi Slip Gaji Online yang Tepat
- Pilih Sistem Payroll yang Terintegrasi
Jika perusahaan Anda sudah memiliki sistem operasional lain seperti akuntansi, HRIS, atau absensi, sebaiknya pilih aplikasi slip gaji online yang bisa diintegrasikan dengan sistem-sistem tersebut. Dengan begitu, sistem payroll Anda akan lebih maksimal untuk digunakan.
- Tentukan Periode Penggajian yang Tetap
Di dalam perusahaan, biasanya terdiri dari karyawan dengan status pekerja yang berbeda-beda. Seperti karyawan kontrak, pegawai tetap, maupun freelance. Situasi seperti ini seringkali membuat jadwal pembayaran gaji setiap karyawan menjadi berbeda-beda.
Maka, untuk membuat proses penggajian lebih sederhana dan efisien, sebaiknya Anda menerapkan jadwal pembayaran gaji yang sama untuk seluruh karyawan tanpa memandang status mereka.
- Jalankan Sistem Paperless untuk Slip Gaji
Dengan aplikasi payroll, bukti gaji bisa diakses secara online melalui email atau aplikasi portal karyawan. Karena tidak perlu di-print atau dicetak, Anda tidak perlu melakukan pekerjaan tambahan untuk menyiapkan bukti gaji kertas secara manual lalu membagikannya satu per satu kepada seluruh karyawan Anda.
Dengan demikian, pekerjaan akan jauh lebih efisien dan karyawan Anda pun bisa menyimpan bukti gaji mereka dengan lebih aman.
- Ikuti Pelatihan tentang Sistem Penggajian
Kebijakan mengenai upah, aturan pajak, dan teknologi seringkali berkembang dan berubah-ubah, mengikuti hal- hal yang terjadi di dalam perusahaan. Diperlukan pembaruan skill seperti training berkala bagi orang-orang yang mengurus sistem payroll di perusahaan Anda untuk selalu memberikan kekonsistenan dalam berjalannya kegiatan perusahaan anda.
Hal ini penting dilakukan untuk menyesuaikan kebijakan perusahaan dengan aturan yang berlaku di daerah Anda. Termasuk juga dalam penggunaan aplikasi slip gaji online yang lebih canggih ke depannya.
- Memilih Aplikasi Payroll dengan Fitur yang Lengkap
Jika Anda belum menggunakan aplikasi payroll untuk perusahaan yang dapat meningkatkan laba dan dan membuat perusahaan memiliki banyak kemudahan, sebaiknya pilih aplikasi slip gaji online dengan fitur yang lengkap. Seperti Mekari Talenta, sebuah aplikasi payroll yang dilengkapi dengan fitur absensi kerja, analisis kinerja, dan beragam benefit untuk karyawan seperti akses pinjaman, asuransi, dan lainnya.
Di samping itu, Mekari Talenta juga bisa terintegrasi dengan sistem lainnya seperti aplikasi akuntansi Jurnal.
- Jalankan Penggajian Secara Otomatis
Aplikasi payroll diciptakan untuk memudahkan pekerjaan Anda. Dengan memilih penggajian secara otomatis, maka dapat mengurangi beban pekerjaan di hari pembayaran, sekaligus menghindari risiko terjadinya kesalahan. Karyawan juga akan merasa tenang karena gaji yang mereka terima selalu tepat waktu.
- Gunakan Akun Bank yang Terpisah
Memiliki akun bank khusus untuk penggajian karyawan bisa membantu sistem keuangan perusahaan menjadi lebih terorganisir dan detail saat dilihat pertanggungjawabannya, terutama di masa-masa awal usaha Anda, agar memperkecil resiko dan menghindari kerugian. Cara ini mampu memberikan gambaran yang jelas untuk cash-flow perusahaan.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, tentunya perusahaan Anda mulai tertarik untuk menggunakan aplikasi slip gaji online, bukan? Mekari Talenta hadir untuk membantu administrasi HRD khususnya dalam pengelolaan slip gaji. Tidak hanya aman dan otomatis, aplikasi dari Mekari Talenta user interface yang mudah dipahami.
Proses adaptasi staf HRD untuk menggunakan aplikasi slip gaji online lebih cepat. Tak ada lagi kerumitan dan tumpukan kertas slip gaji dan segera rasakan kemudahan yang ditawarkan dari Mekari Talenta! Hubungi tim layanan Mekari Talenta untuk keterangan lebih lanjut.(*)
