Malang Post – Di zaman serba digital saat ini, masih ada sejumlah perusahaan yang mengedarkan slip gaji karyawan berupa selembar kertas dalam amplop berlabel ‘rahasia’ pada tanggal penggajian sementara perusahaan lain sudah menggunakan slip gaji online. Namun, terlepas dari caranya, memberikan slip aplik gaji karyawan merupakan kewajiban perusahaan, seperti diatur dalam PP Pengupahan No 78 Tahun 2015.
Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan. (Pasal 17 ayat 2 PP Pengupahan)
Apa saja yang mempengaruhi gaji karyawan?
Salah satu proses yang dilakukan dalam payroll adalah penghitungan jumlah gaji yang akan diterima oleh karyawan. Nah, jumlah gaji karyawan tersebut dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:
1. Kehadiran
Presensi merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi jumlah gaji yang akan kamu dapatkan. Dari data kehadiran, perusahaan dapat menilai kedisiplinanmu dalam bekerja. Beberapa perusahaan memberikan reward bagi karyawan yang memiliki data kehadiran baik, seperti bonus yang diberikan saat penghitungan payroll.
Sedangkan bagi karyawan yang kurang disiplin atau sering absen, biasanya tidak akan mendapatkan bonus. Selain itu, karyawan yang melanggar jumlah absensi yang diperbolehkan, justru akan mendapatkan sanksi seperti Surat Peringatan dari perusahaan.
2. Uang lembur
Faktor lainnya dalam penghitungan payroll adalah uang lembur. Besaran upah lembur ini tergantung dari perusahaan tempat kamu bekerja. Akan tetapi, pemerintah telah mengatur aturan mengenai upah lembur dalam Pasal 78 UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Sehingga kamu juga bisa menghitung sendiri jumlah upah lembur yang seharusnya kamu terima. Jumlah uang lembur yang kamu dapatkan akan diakumulasikan dengan pendapatan lainnya.
3. Bonus
Hal lain yang dapat mempengaruhi payroll adalah jumlah bonus. Bonus ini didapatkan oleh karyawan jika bisa memenuhi atau melebihi target yang ditentukan, sehingga turut membawa keuntungan untuk perusahaan. Profesi yang berkaitan dengan penjualan, biasanya mendapatkan jumlah bonus yang besar apabila dapat melampaui target. Besaran bonus yang diterima oleh karyawan, akan di kalkulasi sesuai dengan ketentuan perusahaan.
4. Denda atau potongan hutang
Memiliki denda atau potongan hutang pada kantor juga akan mempengaruhi jumlah gaji yang akan kamu terima. Beberapa kantor memiliki koperasi yang digunakan untuk simpan pinjam karyawan. Jika kamu melakukan pinjaman, biasanya otomatis akan langsung terpotong dari pendapatanmu.
7 Manfaat payroll bagi karyawan dan HRD perusahaan
Payroll adalah sistem yang sangat efektif dan efisien jika digunakan oleh perusahaan. Juga memberikan detail pemasukan dan potongan gaji kepada karyawan. Dengan menggunakan payroll, maka dapat meminimalisir kesalahan penghitungan karena data akan dikalkulasi secara otomatis. Berikut ini beberapa manfaat payroll yang bisa kamu ketahui:
1. Menghemat waktu
Manfaat yang paling besar dari penerapan payroll adalah dapat menghemat waktu. Bayangkan jika kamu adalah karyawan HRD yang harus mengurus slip gaji ratusan karyawan setiap bulannya secara manual. Selain tidak efisien, kemungkinan untuk terjadi kesalahan sangatlah besar.
Sistem payroll yang menggunakan software, akan memasukkan dan menghitung data secara otomatis. Dengan begitu kamu bisa menghemat banyak waktu. Karyawan hanya tinggal menunggu masuknya payroll tersebut dalam email dan gaji dalam rekening.
2. Mengetahui laporan gaji bulanan
Salah satu kegunaan payroll adalah kamu bisa mengetahui secara detail pendapatan yang diterima. Baik itu gaji pokok, uang lembur, bonus, dan berbagai potongan yang wajib kamu bayarkan. Setiap bulannya kamu akan mendapatkan laporan tersebut, sehingga kamu bisa langsung menanyakan ke departemen terkait jika ada data yang tidak sesuai.
3. Menyimpan data dengan aman dan otomatis
Manfaat lain dari payroll adalah tersimpannya data dengan aman. Dengan menggunakan sistem payroll, data setiap karyawan akan lebih aman dan akan terkirim secara otomatis. Walaupun begitu, kamu masih tetap harus berkonsultasi dengan departemen IT untuk pemilihan aplikasi gaji terbaik.
4. Self service
Kelebihan dari penggunaan sistem payroll adalah kamu bisa dengan mudah melihat kalender karyawan. Sistem tersebut akan membaca data cuti, absensi, lembur, dan lainnya, sehingga dengan mudah kamu bisa mengetahui posisi dari karyawan tersebut. Dengan begitu, penghitungan payroll pun akan lebih mudah dilakukan. Jika sudah menggunakan perangkat yang tepat, maka team IT akan mengatur kebutuhan payroll dengan efektif.
5. Pembuatan laporan sesuai kebutuhan
Fungsi selanjutnya dari penggunaan payroll adalah dapat membuat laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Detail payroll yang diterima oleh karyawan dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang yang ingin disampaikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, payroll dari setiap perusahaan pastinya juga berbeda-beda.
6. Membuat formulir pajak
Salah satu manfaat dari payroll adalah kamu bisa melakukan pelaporan pajak. Dari payroll yang dikirim setiap bulannya tertera potongan pajak penghasilan. Setelah setahun, kamu akan mendapatkan Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan yang kamu gunakan untuk mengisi formulir SPT tahunan.
7. Menghitung jumlah gaji dan potongan
Dengan payroll, kamu juga bisa menghitung jumlah pendapatan serta potongannya. Misalnya, jumlah pendapatan terdiri dari, gaji pokok, bonus-bonus, dan uang lembur. Sedangkan untuk potongan, bisa terdiri dari pajak penghasilan, BPJS kesehatan, BPJS ketenagakerjaan, dan hutang jika ada.
Alasan Slip Gaji Penting Untuk Disimpan
Mengapa slip gaji karyawan penting untuk diberikan kepada karyawan? Setidaknya ada beberapa alasan berikut ini:
1. Bukti Gaji Telah Dibayarkan Kepada Karyawan
Slip gaji adalah bukti pembayaran upah. Dokumen ini disusun bersamaan dengan penggajian, sehingga tanggal yang tertera pada slip gaji juga merupakan tanggal upah dibayarkan secara langsung atau melalui bank. Dengan diserahkannya slip gaji, maka perusahaan sudah memenuhi hak karyawan paling pokok, yaitu membayar upah.
Slip gaji dapat menghindari perselisihan apabila karyawan mengaku belum menerima transfer gaji. Saat karyawan menerima slip gaji, maka berarti upah sudah dibayar/ditransfer. Namun tidak sebaliknya, apabila tidak/belum menerima slip gaji pada tanggal penggajian, tidak berarti gaji belum dibayar. Sebab, pada praktiknya, karyawan sering menerima slip gaji beberapa hari setelah tanggal penggajian, terutama di perusahaan yang masih menggunakan slip gaji kertas.
2. Bukti Penghasilan Karyawan
Slip gaji adalah bukti penghasilan yang valid dan dapat digunakan oleh karyawan untuk berbagai keperluan, terutama dalam pengajuan kredit. Dengan melihat slip gaji terbaru, calon kreditur dapat menilai kesanggupan bayar dan menyatakan apakah karyawan tersebut layak mendapat pinjaman (kredit) atau tidak. Dengan memberikan slip gaji setiap bulan, pekerjaan HR dan finance sedikit berkurang karena tak perlu lagi melayani permintaan surat keterangan penghasilan setiap karyawan.
3. Transparansi Kalkulasi Gaji Karyawan
Karena berisi rincian perhitungan penghasilan karyawan pada bulan terakhir, slip gaji memberikan transparansi kalkulasi gaji, termasuk tambahan maupun potongannya. Gaji adalah penghasilan yang terdiri dari sejumlah komponen penambah (upah pokok, tunjangan tetap, tunjangan kehadiran, upah lembur, THR, bonus) dan komponen pengurang (iuran BPJS, PPh 21, pinjaman karyawan, denda/penalti) yang memengaruhi besaran nominal akhir yang diterima karyawan.
Dalam hal karyawan menerima gaji tidak sesuai dengan ekspektasinya, apakah lebih besar atau lebih kecil, maka ia bisa mengecek slip gaji untuk mencari tahu rincian tersebut. Misalnya, komponen yang merupakan variabel tidak tetap, seperti upah lembur dan tunjangan kehadiran, apakah nominalnya sesuai dengan perhitungan seharusnya.
Selain itu, apabila ada penambahan gaji berupa bonus atau tunjangan hari raya (THR), karyawan yang bersangkutan dapat mencocokkan persentasenya. Begitu pula jika perusahaan mengumumkan kenaikan gaji berkala.
Sebaliknya, apabila karyawan menerima nominal lebih kecil dari biasanya, maka ia dapat memeriksa potongan apa saja yang terdapat dalam slip gajinya. Misalnya, perusahaan menerapkan denda/penalti berupa potong gaji apabila karyawan melakukan pelanggaran aturan perusahaan atau memberlakukan sistem no work no pay, maka rincian potongan itu akan tercantum pada slip gaji.
4. Memungkinkan Perusahaan Membangun Sistem Transparansi Gaji
Sistem transparansi gaji masih asing bagi sebagian besar perusahaan di Indonesia. Persoalan gaji dan kompensasi tetap bersifat rahasia dan menjadi bagian kode etik di banyak perusahaan. Akibatnya, membicarakan dan mempersoalkan gaji sesama karyawan dianggap tabu. Sementara, dalam sistem keterbukaan gaji, slip gaji bukan lagi dokumen rahasia, tetapi menjadi informasi yang dapat diakses oleh semua karyawan.
Sistem transparansi gaji memungkinkan seluruh karyawan mengetahui nominal gaji di perusahaan. Sejumlah riset di Amerika Serikat menemukan bahwa keterbukaan gaji memiliki dampak positif bagi bisnis perusahaan, sebaliknya kerahasiaan gaji melanggengkan diskriminasi, memupuk rasa tidak percaya karyawan terhadap perusahaan, dan berpotensi membuat karyawan terbaik lari.
Para peneliti menemukan transparansi gaji meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata karyawan, meningkatkan kinerja, dan mendorong kolaborasi antar-karyawan lebih baik. Sejumlah perusahaan di Amerika Serikat telah meninggalkan sistem kerahasiaan gaji dan beralih ke transparansi gaji karena keuntungan tersebut.
Pada awalnya, para pekerja yang bergaji lebih kecil dibanding rekannya merasa tidak puas dan mempertanyakan perbedaan tersebut. Namun, dengan parameter penggajian yang terukur, misalnya karyawan A menerima gaji lebih besar dari B sebab produktivitas kerja A lebih baik dari B, karyawan B akan terinspirasi untuk meningkatkan kinerjanya agar memperoleh gaji yang sama.
Kejelasan mengenai informasi ‘siapa mendapat apa, berapa, dan mengapa’ dapat mendorong motivasi karyawan yang menginginkan kesetaraan gaji berdasarkan kinerja. Keterbukaan ini mencegah faktor like and dislike, karena besaran gaji didasarkan pada ukuran yang jelas yaitu produktivitas, kontribusi, dan prestasi.
Selain itu, proses kolaborasi juga lebih mudah, karena karyawan tak segan meminta bantuan atau berkonsultasi pada koleganya yang bergaji lebih besar. Tujuannya, agar ia juga memiliki kinerja individual yang lebih baik sehingga juga berhak memperoleh gaji yang sama.
Namun, apabila perusahaanmu masih menerapkan sistem kerahasiaan gaji pegawai, hal itu tidak menjadi masalah. Hal terpenting adalah bagaimana karyawanmu puas dengan sistem penggajian perusahaan, salah satunya adalah pembayaran nominal upah sesuai haknya dan tepat waktu.
Untuk itu, kamu butuh proses perhitungan gaji yang akurat, minim kesalahan, dan tidak menghabiskan waktu yang dapat menyebabkan pembayaran gaji molor. Aplikasi gaji Talenta by Mekari bisa menjadi solusi yang efisien. Selain praktis dan andal, software ini juga menekan biaya tahunan kelola administrasi karyawan di perusahaanmu.
Talenta by Mekari menggantikan sistem hitung dengan rumus-rumus Excel yang rumit, memakan waktu, dan berisiko salah hitung. Aplikasi gaji berbasis cloud ini didesain sebagai software hitung gaji otomatis untuk menyingkat dan memudahkan pekerjaan HR dan finance. Semua komponen gaji akan terhitung dan terkalkulasi dalam slip gaji online.
Selain gaji pokok, kalkulasi slip gaji juga memasukkan tunjangan tetap dan tidak tetap, upah lembur, tunjangan BPJS, tunjangan PPh 21, dan bonus sebagai penambah penghasilan. Potongan gaji juga terhitung otomatis, seperti pajak PPh 21, iuran BPJS, dan pinjaman karyawan. Melalui fitur Portal Personalia di aplikasi gaji Talenta by Mekari, karyawan dapat melihat dan mengunduh slip gajinya sendiri menggunakan akun personalnya.(*)
