Malangpost – Salah satu cara agar kedisiplinan karyawan dapat dinilai adalah melalui kehadiran di kantor atau tempat kerja. Tentu saja, perusahaan memiliki standar tersendiri untuk tingkat kehadiran setiap karyawan. Oleh karena itu, diterapkan sistem absensi untuk mencatat dan membuktikan kehadiran karyawan. Sistem kehadiran karyawan ini merupakan faktor penting yang mempengaruhi profitabilitas keseluruhan operasi perusahaan dan prospek pertumbuhan di masa depan. Ada banyak sistem absensi online bagi perusahaan untuk dipilih.

Jika dikatakan sebelumnya bahwa absensi diperiksa secara manual, tren sistem absensi sidik jari juga muncul beberapa waktu lalu. Namun, fakta membuktikan bahwa baik itu absensi manual atau sidik jari, ada kekurangan yang cukup menyulitkan karyawan dan perusahaan.

Sistem absensi manual dan sidik jari mengharuskan karyawan untuk pergi ke kantor, dan terkadang karyawan perlu melakukan tugas di luar kantor atau bahkan di luar kota. Dalam hal pencatatan dan pengelolaan, baik itu absensi manual atau absensi sidik jari, akan merepotkan dan menyita waktu.

Dengan banyaknya komplikasi yang ditimbulkan oleh sistem yang lama, kini dikembangkan sistem absensi online melalui aplikasi. Sistem absensi ini dinilai lebih mudah dan efektif.

Alasan Menggunakan Sistem Absensi Online

Penyajian ulang lebih mudah

Sistem online pasti akan mempermudah pencatatan dan penyajian kembali data. Juga pada absensi online, data absensi, absensi dan keterlambatan karyawan dapat direkam secara otomatis tanpa memindahkan data secara manual. Apalagi sistem online mengintegrasikan data sehingga perubahan pada satu data akan segera mengubah data lainnya. Kemudahan seperti ini tentunya akan sangat membantu bagian SDM atau personalia. Mereka tidak akan menghabiskan waktu untuk pengumpulan data manual. Waktu dapat digunakan untuk kegiatan produksi lainnya.

Mengurangi kemungkinan penipuan

Dengan sistem absensi kehadiran karyawan online, hanya karyawan terkait yang dapat mengakses akun mereka. Ini membuat peluang curang lebih kecil dan lebih sulit. Data yang diperoleh melalui absensi online juga langsung diproses secara real time sehingga hasilnya dapat langsung terekam.

Hitung jam kerja lebih akurat

Karena sistem absensi dilakukan secara online, maka waktu yang digunakan juga akan otomatis tersinkronisasi dan konsisten dengan waktu sebenarnya yang berlaku di semua perangkat. Hal ini membuat perhitungan jam kerja lebih akurat, dan karyawan tidak bisa protes. Khusus untuk perusahaan yang dapat dengan menerapkan kebijakan keterlambatan dari sebuah pembayaran, sistem absensi online akan jadi sangat bermanfaat sekali.

Dapat digunakan sebagai dasar penggajian karyawan

Jika sistem gaji karyawan perusahaan Anda ditentukan oleh tingkat kehadiran karyawan, maka aplikasi absensi online dapat membantu Anda memverifikasi jumlah kehadiran antar setiap karyawan. Hal ini juga berlaku bagi karyawan yang bekerja lembur. Oleh karena itu, mereka menerima upah lembur berdasarkan data yang disimpan dalam sistem

Pemantauan Real time

Gunakan aplikasi pada sistem absensi online untuk memantau kehadiran secara real time. Saat dibutuhkan, Anda bisa langsung melihat data kehadiran sesuai update terbaru. HRD atau bagian personalia tidak perlu repot memindahkan data ke komputer terlebih dahulu.

Memotong biaya

Jika sidik jari digunakan, perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pembelian peralatannya, dan harus menyediakan cadangan dalam kasus – kasus tertentu (seperti kerusakan). Selain itu, perusahaan juga harus menganggarkan untuk kebutuhan teknisi khusus dalam pemeliharaan dan perbaikan peralatan.

Jika Anda menggunakan aplikasi absensi online, situasinya berbeda. Perusahaan hanya membutuhkan komputer dan koneksi internet, yang pada dasarnya dimiliki oleh perusahaan. Selain daripada itu, sistem ini juga pun memungkinkan karyawan untuk dapat memeriksa kehadiran mereka langsung dari perangkat ponsel pintar mereka sendiri. Artinya, perusahaan dapat menghemat banyak biaya peralatan.

Tidak hanya peralatan, tetapi juga penghematan biaya, karena perusahaan tidak perlu menggunakan kertas. Sistem absensi online tidak memerlukan buku, pulpen, mesin cetak, tinta, dll.

Berdasarkan beberapa manfaat di atas, terlihat bahwa penggunaan sistem aplikasi online masih sangat efektif di era sekarang ini. Anda dapat menggunakan aplikasi absensi online yang disediakan oleh banyak platform di internet. Aplikasi absensi online tersebut pun sudah memiliki sistem yang terintegrasi, sehingga Anda tidak perlu repot dengan berbagai perhitungan. Proses penggunaannya juga sangat sederhana, setiap karyawan dapat dengan cepat melamar.

Keuntungan menggunakan sistem aplikasi absensi online berbasis cloud

Zaman sekarang sudah semakin rumit, sehingga segala kebutuhan pribadi bisa dipenuhi secara online. Dari permintaan peralatan rumah tangga hingga permintaan jasa transportasi, Anda hanya membutuhkan satu aplikasi pendanaan untuk mendapatkannya. Begitu pula dengan sebuah perusahaan yang  akan mulai memenuhi kebutuhan nya secara online, salah satunya adalah dengan menggunakan absensi online.

Perusahaan biasanya menggunakan sistem yang disebut cloud untuk absensi online. Sistem cloud atau cloud computing ini merupakan perpaduan antara teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet, dan fungsinya untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer.

Memilih sebuah sistem cloud adalah untuk mengelola kebutuhan perusahaan yang dapat memberikan keuntungan besar tersendiri. Ingin tahu keuntungan apa saja yang bisa didapatkan perusahaan Anda? Berikut ulasan berbagai aplikasi absensi online yang bisa Anda gunakan.

Memiliki sistem keamanan yang tinggi

Bagi sebuah perusahaan khususnya perusahaan besar, keamanan data perusahaan dan karyawan tentunya merupakan hal yang sangat penting dan harus dilindungi. Untuk tujuan ini, sistem cloud mengadopsi jaringan internasional, dan data dicadangkan secara terpusat, dan kerusakan atau kehilangan data dapat dipulihkan. Beberapa dari server yang dapat digunakan untuk sebuah sistem cloud ini adalah Amazon Web Service (AWS) dan Windows Azure yang paling sering digunakan.

Memotong dan menghemat biaya

Dengan menjadikan dan menggunakan aplikasi berbasis sistem cloud, Anda juga dapat menghemat biaya dari sebuah operasional karena tidak perlu mengeluarkan uang untuk sebuah hardware atau software. Selain itu, Anda tidak perlu membayar tambahan biaya manajemen spesialis IT, biaya instalasi dan pemeliharaan.

Sangat efisien

Menggunakan sebuah aplikasi absensi online berbasis cloud, HRD juga dapat dengan mudah melihat kinerja karyawan berdasarkan detail status kehadiran mereka para karyawan. Selain daripada itu, HRD dapat dengan mudah melihat berapa tunjangan dan gaji karyawan yang dapat diberikan, sehingga dapat memantau aset seperti kendaraan dinas yang sudah diberikan kepada karyawan oleh perusahaan kepada mereka.

Tidak hanya untuk HRD, aplikasi absensi online berbasis cloud juga memberikan kemudahan bagi karyawan. Dalam aplikasi tersebut, karyawan dapat melihat riwayat pekerjaan mereka dan mengajukan cuti secara lebih realistis.

Contoh Software Sistem absensi online berbasis cloud

Talenta

Talenta menyediakan tampilan yang bersih dan mudah diakses dengan fungsi absensi yang dapat diintegrasikan dengan mesin sidik jari. Melalui aplikasi Talenta, manajer SDM dapat dengan mudah menerima atau menolak aplikasi liburan karyawan dan persyaratan manajemen lainnya yang seringkali memerlukan proses persetujuan yang memakan waktu. Sesuai dengan ukuran perusahaan, Talenta menawarkan harga yang berbeda. Talenta membagi harga menjadi tiga paket yaitu basic, medium dan enterprise. Setiap paket pasti memiliki keunggulan yang berbeda – beda, dan harganya berkisar Rp. 2.500.000 Rp 10.000.000.

Sleekr

Aplikasi ini diluncurkan pada tahun 2015 dan terdiri dari sumber daya manusia dan perangkat lunak akuntansi. Software HR Sleekr diharapkan dapat memudahkan pengelolaan absensi langsung HR dan karyawan. Administrator sumber daya manusia dan manajer sumber daya manusia dapat menggunakan Sleekr untuk mengelola kehadiran karyawan secara praktis dan mudah. Layaknya karyawan, mereka dapat dengan mudah menemukan dan mengontrol kehadiran untuk mengurus cuti tahunan dalam satu aplikasi. Selain dapat mengelola kehadiran karyawan, Sleepr juga menyediakan layanan perhitungan gaji, perhitungan SPT pajak penghasilan, klaim, lembur atau lembur, dan database karyawan. Hingga saat ini, Sleepr telah digunakan oleh ribuan perusahaan di Indonesia, seperti Tokopedia, Halodoc, dan Go – Life.

KarywaOne

Aplikasi absensi online kedua adalah KaryaONE. Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam mengatur absensi dan absensi karyawan, karena dapat mengimpor data secara otomatis dari pemindai sidik jari dan mesin absensi radio frequency identification (RFID). Selain itu, KaryaONE juga dapat digunakan untuk mengajukan cuti sekaligus, sehingga SDM dapat menghemat biaya operasional. Untuk menggunakan aplikasi KaryaONE, perusahaan harus membayar Rp. $15.000 per karyawan per bulan.

Present

Selanjutnya adalah Present, yang juga menyediakan beragam fungsi untuk memudahkan pengelolaan absensi karyawan. Dengan menggunakan Attendr, karyawan tidak perlu lagi absen di kantor karena dapat melakukan absensi di lokasi manapun yang disetujui oleh ponsel masing – masing karyawan. Dengan menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS), Anda dapat merekam beberapa titik kehadiran karyawan di mana pun mereka berada. Kemudian juga menyematkan sistem deteksi biometrik pengenalan wajah sebagai pelengkap sistem GPS, yang dapat mencegah penipuan karyawan. Mengenai harga, Presenter menawarkan berbagai paket harga yang dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan di perusahaan, sebagai berikut:

Kuota <50: Rp10.000 per karyawan

Kuota 51 – 100: Rp 8.500 per karyawan

Kuota 101 – 500: Rp 7000 per karyawan

Kuota> 501: Rp 5000 per karyawan

Smart Presence

Tidak hanya untuk perusahaan, Smart Presence juga dapat diterapkan di sekolah dan instansi pemerintah. Uniknya, saat digunakan di sekolah, tidak hanya guru dan siswa yang bisa berkunjung, tapi juga orang tua siswa. Dengan menggunakan Smart Presence, orang tua dapat dengan mudah mengontrol data kehadiran anaknya secara lebih komprehensif dan real time. Dengan keunggulan digunakan di luar perusahaan, Smart Presence menawarkan harga berlangganan yang cukup terjangkau. Untuk menggunakan aplikasi ini, setiap pengguna hanya perlu membayar 6.000 rupiah per bulan (pembayaran bulanan) dan 5.000 rupiah per pengguna per bulan (pembayaran tahunan).

Waktoo

Aplikasi absensi online terakhir yang menggunakan sistem cloud adalah Waktoo. Aplikasi ini memiliki banyak keunggulan, seperti penggunaan kamera, jaringan, dan lokasi untuk memudahkan verifikasi kehadiran, kemampuan melacak karyawan secara real time, dan menyediakan data laporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Era yang selalu berubah memberikan segala macam kemudahan bagi Anda dan perusahaan. Yang perlu dilakukan adalah bersikap terbuka terhadap setiap perubahan agar pekerjaan yang Anda lakukan dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat dan efektif.(*)