Malang Post – Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan. Agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi. Karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap.
Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kesiapannya harus memperhatikan sistem kearsipan, yang sesuai dengan keadaan dalam mencapai tujuannya. Untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang lebih komprehensif. Pemkot Batu dan DPRD Kota Batu menyetujui Ranperda tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Kesepakatan itu melalui sidang Paripurna DPRD Kota Batu, Rabu (6/9/2023). Dengan ditandai penandatanganan bersama oleh Pj Wali Kota Batu, Aries Agung Paewai dan Ketua DPRD Kota Batu, Asmadi.
Aries menjelaskan, Ranperda kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah daerah, pemerintah desa/kelurahan, lembaga pendidikan, BUMD, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan perseorangan secara terpadu dengan menggunakan teknologi memadai dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Keberadaan Perda tersebut juga bertujuan untuk menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Juga menjamin terwujudnya pengelolaan kearsipan daerah yang andal. Sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-undangan,” jelasnya.
Keberadaan Perda Kearsipan, juga bertujuan untuk menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan rakyat. Melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik serta terpercaya. Serta mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
Selain itu, juga untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip. Sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kemudian juga menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
“Perda Arsip juga bertujuan untuk menguatkan kelembagaan kearsipan di daerah. Serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,” tuturnya.
Dengan adanya berbagai hal tersebut, penyelenggaraan kearsipan menjadi sangat penting. Sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Mencakup tanggung jawab pemerintah daerah, dalam menjalankan kearsipan di daerah agar efektif dan efisien.
“Digitalisasi telah menjadi bagian penting dalam era globalisasi. Dengan tujuan untuk meningkatkan transparansi, kecepatan dan akuntabilitas dalam pelayanan pemerintahan darah,” ujar Aries.
Sementara itu, Juru Bicara DPRD Kota Batu, Cahyo Edi Purnomo menyampaikan, Raperda tersebut masih perlu penyempurnaan. Sebab itu sangat penting untuk segera disempurnakan lalu disahkan. Karena Kota Batu belum memiliki payung hukum terkait penyelenggaraan kearsipan.
“Raperda tentang Penyelenggaraan Kearsipan telah melalui berbagai tahapan pembahasan. Termasuk fasilitasi oleh Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur, yang memastikan kesesuaian dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Setelah persetujuan bersama, Raperda ini akan diajukan ke Gubernur Jawa Timur untuk mendapatkan nomor register dan ditetapkan menjadi Perda,” tandas Cahyo. (Ananto Wibowo)
