Malang Post – Saat ini, sudah ada banyak perusahaan dan organisasi yang mulai sadar akan pentingnya pengelolaan data absensi atau kehadiran setiap karyawan.
Hal ini terjadi karena data kehadiran karyawan dapat memberikan informasi penting untuk pengelolaan jadwal sekaligus pengukuran kinerja setiap karyawan.
Dalam hal ini, banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan software attendance management solution.
Penjelasan Mengenai Software Attendance Management Solution
Sesuai dengan namanya, software attendance management solution adalah suatu jenis aplikasi profesional yang digunakan oleh hampir semua perusahaan dan organisasi untuk mendata, menyimpan, melacak, dan mengelola data absensi setiap karyawan atau staf. Aplikasi absen online umumnya menyediakan banyak sekali fitur yang lengkap.
Meski demikian, masih banyak orang yang salah kaprah dan mengira bahwa aplikasi absen online hanya dapat digunakan untuk melacak kehadiran karyawan saja.
Padahal, ragam fitur yang terdapat pada aplikasi absensi tidak hanya mencakup absen masuk dan keluar saja, melainkan juga pembagian shift, hari-hari cuti, waktu istirahat, hingga terintegrasi dengan proses penggajian.
Bagaimana Software Attendance Management Solution Bekerja?
Secara sederhana, software attendance management solution mengacu pada sebuah sistem otomatis yang dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat dimanfaatkan untuk memantau waktu dan kehadiran setiap karyawan yang bekerja.
Aplikasi yang mengusung software attendance management solution biasanya bekerja dengan cara melacak jadwal kerja, permintaan cuti, ketidakhadiran, waktu istirahat, serta waktu masuk dan keluar karyawan.
Untuk melacak waktu masuk dan keluar karyawan, sistem absen online biasanya terintegrasi dengan alat pelacakan kehadiran digital.
Perusahaan biasanya memiliki banyak metode untuk memantau absensi karyawan menggunakan beberapa alat yang umum digunakan untuk melacak kehadiran seperti kartu absen, perangkat biometrik, input data komputer, dan metode lainnya.
Setelah data kehadiran diinput, maka alat pelacak kehadiran akan mengirimkan informasi ke software attendance management solution untuk kemudian diolah secara otomatis.
Mempertahankan data absensi karyawan secara tepat sangat penting untuk memastikan operasional perusahaan berjalan secara efisien.
Idealnya, setiap perusahaan harus memiliki sistem manajemen absensi yang tepat seperti aplikasi absen online.
Melalui sistem ini, setiap karyawan dapat menandai dan memantau kehadiran mereka dengan mudah. Metode pencatatan kehadiran secara manual dapat menimbulkan ketidakakuratan data.
Oleh karena itu tanpa teknologi modern untuk pencatatan absensi karyawan seperti aplikasi absen online, perusahaan dapat mengalami kesulitan untuk mengelola tenaga kerja secara efisien.
Fitur Utama dari Software Attendance Management Solution
1. Pencatatan jam waktu masuk dan keluar karyawan untuk mengurangi kesalahan manusia
2. Fasilitas pemantauan kehadiran berbasis cloud untuk karyawan yang bekerja jarak jauh
3. Integrasi dengan proses penggajian
4. Fitur untuk menghasilkan laporan yang disesuaikan
5. Fitur untuk kepatuhan kebijakan dan peraturan.
Manfaat Penggunaan Software Attendance Management Solution
1. Mencegah Kesalahan Pembayaran
Sistem software attendance management solution yang tepat memastikan bahwa tidak ada gaji yang dibayar kurang atau dibayar lebih, terutama ketika karyawan mengambil cuti yang belum dibayar.
software attendance management solution yang baik dapat membantu anggota tim Anda melacak sisa hari libur mereka. Perangkat lunak ini juga harus menyederhanakan pembuatan laporan.
Dengan laporan yang tepat dan informasi yang benar mengenai cuti karyawan, departemen SDM Anda akan memastikan bahwa tidak ada kesalahan pembayaran pada cek gaji tim Anda.
2. Akuntabilitas Karyawan untuk Permohonan Cuti
Dengan software attendance management solution yang memiliki fitur pelacak cuti karyawan, maka setiap karyawan bertanggung jawab atas permintaan cuti mereka sendiri.
Fitur absensi online seperti ini adalah jenis fitur manajemen cuti dan sistem pelacakan kehadiran yang terintegrasi.
Hal ini memungkinkan manajer untuk melacak ketika karyawan sedang berlibur, cuti, atau berada jauh dari kantor. Namun, seorang manajer tidak perlu mengejar karyawannya.
Dengan solusi pelacakan kehadiran karyawan ini, setiap karyawan bertanggung jawab penuh atas permintaan waktu istirahat mereka sendiri, sehingga menghemat waktu bagi semua pihak yang terlibat. Hal ini juga meningkatkan rasa tanggung jawab dan keterlibatan karyawan.
3. Mencegah Mikro Manajemen
Dalam ilmu manajemen, istilah mikro manajemen sebenarnya merujuk pada tindakan seorang manajer dalam mengawasi dan mengelola proses kerja karyawan secara berlebihan hingga ke unsur terkecil.
Oleh karena itu, menggunakan software attendance management solution seperti fitur sistem pelacakan kehadiran karyawan terdengar aneh dan manajer akan terkesan lepas tangan.
Sebenarnya, bukanlah demikian. Dengan software attendance management solution, mengelola cuti menjadi pekerjaan yang tidak rumit, bahkan menghemat banyak waktu manajer.
Menerima dan menyetujui atau menolak permintaan cuti dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik. Ini memungkinkan manajer yang sibuk beralih ke tugas yang lebih penting. Pengingat tentang waktu istirahat atau liburan dalam tim juga ditangani oleh software attendance management solution ini.
4. Mudah Berkomunikasi dengan Karyawan Jarak Jauh
Bagi perusahaan yang memiliki karyawan jarak jauh, tidak selalu mudah untuk melacak kehadiran dan jadwal, karena jarang ada interaksi tatap muka.
Oleh karena itu, software attendance management solution menjadi semakin penting. Agar karyawan yang bekerja jarak jauh bisa lebih efektif, penting bagi mereka untuk sering berkomunikasi tentang liburan, ketidakhadiran, atau hari cuti yang direncanakan.
software attendance management solution yang baik dapat membantu mereka memastikan bahwa komunikasi dapat terjalin dengan maksimal.
Dengan aplikasi pengelolaan absensi, notifikasi dapat diprogram untuk memastikan bahwa setiap karyawan tetap mengetahui waktu istirahat saat ini atau yang akan datang.
Notifikasi ini dapat dikustomisasi sesuai dengan pilihan administrator. Selain itu, frekuensi notifikasi juga umumnya dapat dimodifikasi.
5. Tingkatkan Kehadiran Karyawan
Hal ini mungkin tampak kontra intuitif, tetapi melacak kehadiran karyawan sebenarnya dapat meningkatkan persentase kehadiran secara keseluruhan.
Beginilah cara kerjanya. Ketika orang tahu bahwa ada sistem pelacakan absensi karyawan yang andal, mereka tidak terlalu stres untuk meminta cuti.
Oleh karena itu, mereka kurang rentan terhadap kelelahan dan sakit. Dari sinilah muncul dorongan dalam kehadiran karyawan dan semangat kerja karyawan.
6. Hemat Kertas dengan Menggunakan Alat Pelacakan Absensi Online
Cara alternatif yang paling ramah lingkungan untuk pelacakan kehadiran karyawan tradisional adalah dengan menggunakan alat online.
Sebagai manajer, Anda dapat menyingkirkan dokumen yang boros kertas dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan cuti yang kaya akan fitur.
Sebagai manfaat tambahan, perpindahan ke metode paperless ini akan langsung meningkatkan produktivitas.
Tim SDM perusahaan tidak lagi membutuhkan seseorang untuk memproses dokumen permintaan cuti.
Proses yang membutuhkan beberapa komunikasi bolak-balik, pemindaian, atau pengiriman email yang memakan waktu, sekarang dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik saja.
7. Pantau Hari Libur untuk Setiap Individu Karyawan
Tidak semua karyawan memiliki jumlah hari libur yang sama. Selain itu, jumlah hari libur yang mereka dapatkan belum tentu selalu sama dari tahun sebelumnya.
Dengan solusi software attendance management solution, melacak jatah libur untuk setiap karyawan adalah hal yang mudah.
Dengan menggunakan aplikasi pelacakan absensi, data hari libur setiap karyawan secara otomatis di input setelah liburan diambil.
Tim SDM dapat dengan mudah mengetahui informasi ini, tanpa harus melakukan pencatatan secara manual.
8. Setiap Orang Selalu Memiliki Akses ke Informasi Mereka
Keuntungan memiliki software attendance management solution yang mudah digunakan yang juga terintegrasi adalah bahwa setiap karyawan selalu memiliki akses ke catatan mereka.
Pada aplikasi absensi yang baik, karyawan dapat melihat sisa waktu istirahat mereka, berbagai jenis cuti yang dapat mereka minta, dan riwayat cuti sebelumnya.
Sekali lagi, keuntungan ini dapat menghemat waktu bagi pihak HR yang tidak perlu menjawab pertanyaan atau menggali lemari arsip untuk mendapatkan informasi ini. Karyawan juga akan lebih menghargai transparansi dari seluruh proses pelacakan.
9. Menghilangkan Duplikasi Data
Memantau dan mengelola data kehadiran secara manual meningkatkan risiko duplikasi data akibat human error. Ini berarti karyawan harus bekerja dua kali lebih keras untuk menyelesaikan tugas yang sama.
Karena departemen SDM terlibat dengan berbagai tugas, termasuk mengatur jadwal, mengizinkan cuti, dan penetapan lembur, duplikasi dapat menyebabkan kerugian moneter bagi perusahaan. Sistem absensi otomatis ini sangat berperan penting dalam menghilangkan duplikasi data.
10. Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan
Transparansi data yang dihasilkan dari penggunaan aplikasi absensi pada akhirnya secara tidak langsung dapat mendorong moral dan semangat kerja karyawan.
Ketika menjadwalkan cuti bukan lagi proses panjang yang memakan waktu, tetapi dapat dilakukan hanya dalam waktu singkat, semua karyawan yang terlibat akan merasa puas.
Proses yang efisien menunjukkan kepada karyawan bahwa waktu mereka dihargai. Namun, hal ini juga menyarankan bahwa waktu istirahat merupakan salah satu hal terpenting dan harus diambil.
Dengan aplikasi pelacakan absensi secara otomatis, karyawan sudah dapat mengajukan cuti, menandai waktu istirahat, dan sebagainya dengan mudah dan cepat.
11. Membuat Keputusan Bisnis yang Diinformasikan
Beberapa software attendance management solution dilengkapi dengan fungsi pelaporan. Laporan-laporan ini, bila digunakan dengan tepat dapat membantu membuat keputusan bisnis yang terinformasi.
Misalnya, seperti membantu membawa masalah ketidakhadiran karyawan ke permukaan.
Hal ini juga dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi tren terkait cuti tertentu, atau dapat membantu dalam hal mengidentifikasi periode mana yang paling baik untuk berlibur. Temuan tersebut kemudian dapat mengarah pada pengambilan keputusan proaktif bagi perusahaan.
Rekomendasi Software Attendance Management Solution
Bagi setiap perusahaan atau organisasi, pencatatan dan pengelolaan data kehadiran setiap karyawan atau staf merupakan hal yang sangat penting.
Ketika hal ini tidak dilaksanakan dengan baik, maka hal ini juga dapat berpengaruh negatif pada sistem manajemen sumber daya manusia.
Oleh sebab itu, setiap perusahaan atau organisasi sangat disarankan untuk memanfaatkan aplikasi absensi digital sehingga prosesnya menjadi jauh lebih mudah.
Perkembangan teknologi yang begitu pesat turut memunculkan berbagai jenis aplikasi profesional yang membantu operasional perusahaan, termasuk software attendance management solution.
Aplikasi absensi karyawan semacam ini begitu diminati karena menyediakan banyak fitur yang lengkap sehingga sangat memberikan efisiensi serta kemudahan.
Pada kesempatan kali ini, kami merekomendasikan salah satu software attendance management solution terbaik di Indonesia, yaitu Mekari Talenta.
Aplikasi Mekari Talenta menghadirkan banyak sekali fitur yang lengkap yang jarang ditemukan di aplikasi lain yang sejenis mulai dari kontrol toleransi keterlambatan dan lokasi absensi, pembatasan radius clock-in/clock-out, menentukan lokasi clock-in/clock-out, sampai dengan pengajuan perubahan absensi bagi karyawan.
Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai software attendance management solution, beragam fitur penting, manfaat penggunaannya, serta rekomendasi salah satu aplikasi manajemen absensi terbaik di Indonesia.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan pengelolaan data absensi karyawan yang baik sangat penting untuk menjamin efisiensi kinerja sumber daya manusia di perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan strategi manajemen absensi yang baik, salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi absensi dari Mekari Talenta.(*)
