Inventory Management System: Pengertian, Sistem dan Rekomendasi Terbaik

Malang Post – Bagi perusahaan yang padat dengan proses produksi dan inventarisnya, maka Inventory Management System secara komprehensif berfungsi sebagai pengoperasian dasar yang efisien.

Saat ini, ada banyak sekali opsi yang dapat dipilih dan disesuaikan untuk membantu pengoperasian bisnis dalam sektor apa pun. Karena itu, ada baiknya untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Inventory Management System serta bagaimana Jurnal by Mekari dapat memberikan solusi akan hal tersebut, seperti tertera di bawah ini.

Mengenal Inventory Management

Pengelolaan stock, atau lebih dikenal sebagai manajemen inventory adalah proses pengelolaan dan pengontrolan atas persediaan barang atau produk yang akan didistribusikan oleh perusahaan kepada konsumen. Pengelolaan stok barang sangat berkaitan dengan pencatatan dan administrasi pengelolaan stok.

Saat ini banyak perusahaan besar yang fokus dalam pengembangan pengelolaan gudang yang canggih, dan diintegrasikan dengan sistem lainnya dalam operasional perusahaan. Seperti sistem keuangan dan sistem lainnya yang bersinergi dengan proses pendistribusian barang.

Jenis Inventory Management System

• Manajemen Penyimpanan Manual

Inventory Management System dapat dilakukan secara manual, misalnya dengan menggunakan daftar yang tertulis pada buku atau terdata pada Excel. Namun, metode ini hanya cocok jika dilakukan oleh bisnis kecil dengan prosedur sederhana.

Manajemen Penyimpanan Manual seringkali disebut sebagai Inventory Management System yang didukung oleh perangkat lunak, yang dilakukan secara manual di gudang dengan diketik oleh pemilik bisnis atau pekerjanya, berbeda dengan Inventory Management atau Manajemen Gudang yang bekerja secara otomatis.

• Inventory Management dengan Bantuan Perangkat Lunak

Saat ini, pengelolaan gudang biasanya dilakukan dengan Inventory Management System. Inventory Management System ini adalah sistem pengambilan stok yang mengelola berbagai jenis inventaris, baik secara nomor artikel, batch, dan sebagainya. Termasuk pula dengan lokasi fisiknya, yaitu lokasi penyimpanan, unit penyimpanan, hingga alat bantu pemuatan.

• Sistem yang Kompleks atau Otomatis

Pusat logistik dengan proses yang lebih kompleks dan area penyimpanan yang sebagian atau seluruhnya otomatis, menggunakan sistemnya tak hanya sebagai Inventory Management yang sederhana, tetapi juga mencakup control dan optimalisasi alur material.

Pada bagian inilah, terdapat perbedaan antara Inventory Management System dan perangkat lunak logistik. Inventory Management System selain menawarkan kemungkinan disposisi, juga memiliki fungsi komprehensif untuk mengendalikan sistem dan pilihan strategi pada saat pengoperasian serta pengoptimalannya.

Mengapa sebaiknya Anda memiliki manajemen inventory yang efisien dan efektif

Manajemen inventory membantu menciptakan proses manajemen stok yang efektif dan efisien di sebuah perusahaan. Mengingat dana, tenaga dan waktu yang banyak dikeluarkan jika tidak menemukan cara yang lebih efisien dan efektif, maka hal ini sangat membantu untuk meringkas dan meminimalisir sumber daya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Jika perusahaan bisa mengintegrasikan sistem pengelolaan barang ini dengan sistem lainnya yang lebih canggih, maka bisa mendapatkan keuntungan menghemat sumber daya dari segi tenaga, dana, serta waktu kerja bisa lebih efektif dan efisien. Kondisi tersebut dapat meningkatkan pemasukan yang lebih tinggi dari sebelumnya.

Sistem Manajemen Inventory

Ada banyak fitur yang terdapat dalam sebuah sistem pengelolaan stok. Beberapa yang pasti ada diantaranya manajemen stok, procurement, barcode scanning, supplier, shipment tracking dan laporan inventaris.

Manajemen stok meliputi proses pengecekan arus keluar masuk barang dalam gudang dan berkaitan dengan arus logistik. Sedangkan sistem procurement akan memberikan notifikasi jika stok sudah mulai menipis dan mencapai batas minimum. Lalu tahapan penting lainnya adalah sistem informasi supplier yang berfungsi untuk mengetahui data dan informasi dari pemasok barang.

Perlu adanya penunjang dari sistem barcode atau pelabelan yang canggih untuk barang yang datang sehingga identifikasi barang di kemudian hari menjadi lebih mudah. Tahap selanjutnya adalah cek track pengiriman dengan sistem shipment tracking agar tidak terlambat dan terakhir adalah sistem kontroling barang dan administrasi operasional barang dengan melakukan pencatatan laporan inventaris.

Cara Kerja Inventory Management System

Inventory Management System sangat berguna bagi perusahaan dalam penerapan untuk melengkapi prosedur dan protokol gudang. Perangkat lunak Inventory Management tersebut dapat dibuat secara khusus agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda yang sedang berkembang.

Berikut adalah beberapa proses yang dapat Anda tingkatkan dengan memanfaatkan Inventory Management System:

• Menyederhanakan prosedur layanan pelanggan Anda.

Dengan Inventory Management System yang mencakup kemampuan pencatatan terkait layanan pelanggan yang transparan, baik gudang maupun divisi layanan pelanggan dapat melacak pesanan, waktu dan prosedur pengiriman, serta umpan balik pelanggan melalui sistem terpusat secara real-time.

• Memberikan penghitungan dan pelacakan inventaris yang akurat.

Sistem ini bekerja dengan baik untuk proses pemenuhan pesanan, pengambilan, hingga penerimaan. Inventory Management System melacak barang dan inventaris sejak tiba di gudang Anda. Dengan memanfaatkan teknologi ini, akan memungkinkan pekerja untuk melacak setiap komponen yang sudah diterima, dikompilasi, atau dikirim.

• Menghilangkan proses menghitung inventaris.

Tergantung pada ukuran dan kompleksitas gudang Anda, namun Anda dapat sepenuhnya membuat perhitungan mingguan atau bulanan untuk siklus hitung secara periodik yang dapat dicek silang dengan menggunakan sistem. Karenanya, Inventory Management System sangat menghemat waktu dan biaya.

Model Manajemen Inventory

• Model Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ dapat membantu Anda untuk menghitung biaya persediaan paling minim atau ekonomis. Hal yang perlu diperhatikan dari EOQ adalah, perusahaan memiliki rata-rata persediaan yang banyak/besar untuk suatu periode tertentu, oleh maka itu perusahaan perlu mencari tahu dan membuat perhitungan dari biaya persediaan yang paling ekonomis.

dengan EOQ, perusahaan harus memiliki perhitungan yang rinci dari keseluruhan proses dari pemesanan hingga biaya simpan di gudang.

• Model Just In Time (JIT)

Apabila jumlah persediaan sedikit atau hanya diproduksi ketika adanya permintaan maka model JIT lebih tepat. Dengan model JIT perusahaan hanya akan mengeluarkan biaya produksi apabila dibutuhkan saja, sehingga Anda dapat lebih menghemat pengeluaran, seperti penyimpanan hingga menekan biaya kerusakan yang disebabkan oleh timbunan barang.

Demikian penjelasan kami perihal manajemen inventory, bagaimana dengan manajemen inventory yang sudah berjalan dalam perusahaan Anda?

Perlu diingat bahwa manajemen inventory yang baik juga tidak dapat berjalan apabila Anda kekurangan tenaga kerja di gudang. Tenaga kerja yang tepat tentu dapat meningkatkan efektivitas alur kerja gudang Anda.

Bagaimana prosedur inventory manajemen?

Software inventory management system sering digunakan bersama atau terintegrasi dengan sistem manajemen transportasi atau TMS serta sistem manajemen inventaris. Prosedur manajemen gudang logistik yang perlu diketahui, yakni sebagai berikut:

• Menerima atau receiving

Penerimaan adalah proses gudang pertama dan salah satu yang paling penting. Untuk melakukan proses penerimaan dengan baik, gudang harus dapat memverifikasi bahwa telah menerima produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan waktu yang tepat.

Agar proses penerimaan berjalan dengan lancar dan mudah, maka diperlukan software gudang dengan barcode. Manfaat software gudang terbaik atau inventory management system adalah membantu penerimaan kargo dengan benar dan memungkinkan penyaringan barang-barang yang rusak dan menghindari tanggung jawab atas barang tersebut.

• Menyingkirkan atau put-away

Penyingkiran merupakan proses gudang kedua atau perpindahan barang dari dermaga penerima ke lokasi penyimpanan gudang yang paling optimal. Kegagalan menempatkan barang di lokasi yang ideal dapat mengganggu produktivitas operasi gudang.

Jika barang disimpan dengan benar, terutama menggunakan software gudang dan penjualan maka akan memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan yang didapatkan dari penggunaan software gudang berbasis web, antara lain:

• Kargo disimpan lebih cepat dan efisien.
  • Waktu perjalanan diminimalkan.Keamanan barang dan karyawan terjamin.Pemanfaatan ruang gudang dimaksimalkan.
  • Kargo lebih mudah dan cepat ditemukan, dilacak, dan diambil.
• Penyimpanan atau storage

Penyimpanan adalah proses gudang tempat barang ditempatkan ke ruang simpan yang paling sesuai. Jika dilakukan dengan benar, terutama menggunakan manajemen inventory maka proses penyimpanan memaksimalkan ruang yang tersedia di gudang dan meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

• Pemilihan atau picking

Pemilihan atau picking merupakan proses gudang yang dilakukan dengan mengumpulkan produk untuk memenuhi pesanan pelanggan. Proses satu ini paling mahal sehingga mengoptimalkannya dengan manajemen bahan baku untuk mengurangi biaya secara signifikan dan meningkatkan efisiensi gudang.

Inventory management system sangat diperlukan dalam proses ini karena harus fokus pada pencapaian akurasi yang lebih tinggi. Jika tidak menggunakan software gudang, maka dapat berdampak langsung pada kepuasan pelanggan.

• Pengepakan atau packing

Pengepakan merupakan proses gudang yang menggabungkan item dalam pesanan penjualan dan mempersiapkannya untuk dikirim ke pelanggan. Salah satu tugas pengemasan adalah memastikan bahwa kerusakan diminimalkan sejak barang meninggalkan gudang.

Tugas inilah yang mengharuskan perusahaan memiliki aplikasi gudang atau software gudang. Perlu diingat juga bahwa kemasan harus cukup ringan agar tidak menambah berat barang dan cukup minimal untuk mengontrol biaya pengemasan.

• Pengiriman atau shipping

Pengiriman adalah proses gudang terakhir dan awal perjalanan barang dari gudang ke pelanggan sehingga membutuhkan aplikasi inventory yang tepat, seperti ERP. Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang benar disortir dan dimuat, serta dikirim ke pelanggan dengan tepat.

Dengan menggunakan inventory management system Indonesia, proses sebelumnya seperti pemesanan, putaway, pengambilan, dan pengepakan akan terlaksana dengan benar. Berbagai proses ini sangat mempengaruhi terpenuhinya pesanan secara akurat dan aman.

Barang fast moving dan slow moving akan diketahui melalui perangkat lunak tersebut. Selain itu, klasifikasi barang slow dan fast moving, cara menghitung fast moving, cara mengatasi stock out, dan laporan fast moving juga akan diketahui. Pertanyaan seperti sebutkan manfaat dari barang slow dan fast moving dan istilah lain mungkin akan dipahami, yakni:

• Stocktake adalah penghitungan stok barang secara fisik dan mencocokannya dengan catatan stok barang yang ada sehingga terhindar dari kesalahan.
• Slow moving stock adalah kondisi yang mengharuskan pemilik usaha melakukan berbagai cara, seperti flash sale.
• Maksud dead stock adalah kondisi dimana terdapat stok barang yang tidak terjual selama 3 hingga 4 bulan.

Jurnal by Mekari sebagai Solusi Inventory Management System Anda

Inventory atau gudang merupakan komponen penting dari rantai pasokan modern, karena berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari supplier atau pemasok hingga sampai ke tangan pelanggan. Dan dalam praktiknya, secara operasional setiap gudang cenderung memiliki suatu ketidakpastian dalam menyediakan permintaan.

Karenanya, Jurnal by Mekari hadir untuk memberikan pilihan layanan serta lokasi gudang yang sesuai dengan kebutuhan Anda dalam membantu mempermudah operasional dan efisiensi waktu pengiriman. Selain itu, Jurnal by Mekari juga dapat membantu Anda dalam melakukan Inventory Management System, agar permintaan pelanggan dapat diantisipasi dengan cermat.(*)