Malang Post – Software akuntansi online saat ini memang sudah tak asing lagi dalam kegiatan bisnis di berbagai perusahaan mulai dari skala menengah hingga besar. Menggunakan Software akuntansi online akan memudahkan segala aspek yang berhubungan dengan perhitungan dan pembukuan perusahaan akan teratasi dengan cepat, tepat, dan akurat.
Pada Software akuntansi online memiliki sistem yang tertanam pada seluruh tiap-tiap divisi perusahaan sehingga memiliki kontrol yang lebih luas. Nah, untuk Anda yang berminat menggunakan Software akuntansi online pada perusahaan, berikut ini akan diulas terlebih dahulu mengenai pengertian, fitur, manfaat, hingga tips dalam memilih vendor Software akuntansi online yang baik untuk membantu Anda.
Apa Itu Software Akuntansi Online?
Software akuntansi online merupakan seperangkat sistem yang dirancang untuk mendukung kegiatan akuntansi dengan berbasis modularitas yang saling terhubung dengan meliputi modul pembelian (account payable), penjualan (account receivable), buku besar, penggajian, dan sebagainya. Software akuntansi biasanya dapat dikembangkan sendiri oleh perusahaan atau juga dapat bekerja sama dengan pihak ketiga untuk menyediakan layanannya.
Tujuan software akuntansi yaitu mampu memudahkan menyusun laporan akuntansi keuangan berupa neraca (balance sheet), laporan laba rugi (profit loss statement), cash flow, dan laporan akhir. Anda harus melakukan input awal untuk data yang harus diproses pada software akuntansi.
Anda harus menyusun ledger dengan kode dan nama yang jelas. Sehingga nantinya ledger harus memiliki pos-pos yang jelas pada tiap-tiap posisi laporan keuangan, ledger untuk neraca, laba rugi, manufaktur, dan biaya fabrikasi.
Software akuntansi online bekerja secara real-time dari berbagai divisi yang sudah saling berhubungan sebelumnya. Maka dari itu, sebagai contoh Anda tak perlu menunggu cukup lama untuk mendapatkan laporan laba rugi. Berbagai transaksi yang berjalan seperti penjualan, pembelian, produksi, stok opname, dan pengeluaran biaya di perusahaan akan secara otomatis masuk dalam jurnal dan selalu diperbarui setiap saat.
Hal inilah yang akan membantu segala proses pembukuan dan perhitungan akuntansi di perusahaan menjadi lebih otomatis dan mudah. Setelah mengetahui pengertian software akuntansi berikut ini ada beberapa manfaat dari penggunaan Software akuntansi online.
Seberapa Penting Akuntansi Online pada Sebuah Perusahaan?
Menjalankan perusahaan tidak hanya asal menjual produk atau jasa dan mendulang keuntungan sebesar-besarnya. Pengelolaan perusahaan sejatinya sangat kompleks karena ada banyak divisi yang dimiliki termasuk di dalamnya divisi keuangan dan akuntansi. Kalau divisi ini terabaikan, akan muncul masalah besar. Akuntansi dalam perusahaan penting karena beberapa hal di bawah ini.
- Memudahkan Budgeting
Budgeting atau penganggaran adalah hal penting dari sebuah perusahaan. Misal Anda bergerak dalam bidang retail dan ingin melakukan promosi secara online dan offline. Tim promosi tentu akan mengajukan anggaran yang dibutuhkan untuk melakukan itu semuanya. Anggaran yang diajukan tentu tidak serta-merta langsung disetujui begitu saja.
Anda membutuhkan catatan akuntansi yang dibuat oleh akuntan perusahaan. Dari sana Anda akan tahu seberapa besar budget yang bisa dikeluarkan untuk promosi. Kalau apa yang diajukan oleh tim promosi tidak membebani anggaran, dana bisa segera diberikan dan eksekusi promosi bisa langsung berjalan.
- Mudah Mendapatkan Pinjaman
Kalau Anda memiliki perusahaan yang sudah besar, mungkin pencarian investor atau pemberi modal bisa dengan mudah dilakukan. Bahkan, melihat pencapaian perusahaan saja, investor akan datang untuk menawarkan pinjaman. Namun, untuk perusahaan startup atau rintisan, hal seperti ini akan sulit dilakukan, oleh karena itu mereka harus membuat sebuah laporan keuangan yang baik.
Biasanya perusahaan pemberi modal akan melakukan pengecekan terkait dengan laporan keuangan yang dibuat, laba, pajak, dan hal vital lainnya. Kalau dalam pengecekan ini terlihat nilai positif, pinjaman bisa diberikan. Namun, kalau dalam pemeriksaan, laporan akuntansi atau keuangannya kacau, investor juga akan urung memberikan pinjaman.
- Pencatatan Berjalan dengan Teratur
Kalau perusahaan Anda masih jenis rintisan yang transaksinya masih sedikit mungkin pengaturan keuangan mudah dilakukan. Semuanya bisa ditata dengan teratur sehingga kalau ada pengecekan bisa dilakukan. Namun, kalau perusahaannya besar, transaksi tentu semakin besar dan setiap divisi akan melakukannya.
Karena transaksi berjalan cukup masif, seorang akuntan dibutuhkan untuk melakukan pengaturan transaksi, mencatat transaksi, hingga melakukan dokumentasi. Dengan melakukan ini, pencatatan akan berjalan dengan teratur dan minim sekali terjadi kesalahan. Dalam perusahaan, kesalahan dalam hitungan dan pencatatan bisa menjadi masalah yang sangat besar.
- Memonitor Cash Flow
Kalau Anda menyewa akuntan dari luar mungkin pengecekan keuangan hanya bisa dilakukan pada periode waktu tertentu, umumnya satu bulan. Padahal untuk memastikan sebuah perusahaan berjalan dengan baik, pengamatan harus dilakukan setiap saat sehingga kalau ada sedikit kesalahan bisa segera dibenarkan.
Pengecekan atau memonitor cash flow ini akan jauh lebih cepat kalau Anda menggunakan semacam aplikasi atau software akuntansi online. Dengan menggunakan alat ini, pengecekan bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja. Bahkan saat Anda sedang berada di rumah dan karyawan sudah pulang, catatan keuangan bisa langsung dicek secara instan melalui desktop atau ponsel.
- Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan sebuah perusahaan biasanya dilakukan dengan melihat catatan keuangan. Misal dengan melihat catatan keuangan sebuah perusahaan terlihat sangat berkembang sehingga butuh menambah karyawan agar berbagai divisi yang dimiliki bisa berjalan dengan baik. Tanpa catatan keuangan, hal-hal seperti ini akan sulit dilakukan.
Selanjutnya dengan melihat catatan keuangan, sebuah perusahaan akan tahu apakah mereka sudah waktunya menambah gaji karyawan atau belum. Kalau untung yang didapat berbanding dengan kerja keras, pemberian keputusan naik gaji atau pemberian bonus akan memberikan suntikan semangat dan loyalitas dari seorang pegawai.
Keputusan lain yang mungkin diambil dari melihat laporan akuntansi adalah masalah pengembangan produk baru, promosi, hingga kemungkinan mendirikan cabang baru. Kalau catatan keuangan yang dimiliki sangat kacau, hal-hal seperti ini akan susah sekali dilakukan.
Fitur-Fitur Software akuntansi online yang Wajib Dimiliki
Sebelum memilih Software akuntansi online yang cocok dan sesuai visi misi perusahaan Anda, tentu saja ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan tersebut salah satunya yaitu fitur-fitur Software akuntansi online yang harus dimiliki. Apa saja sih fitur-fitur tersebut dan berbagai jenis fungsinya saat diaplikasikan? Yuk simak beberapa poin berikut ini.
- Fitur Laporan Keuangan
Tentu saja fitur laporan keuangan adalah yang paling utama. Anda harus memperhatikan kemampuan software dalam melakukan proses akuntansi double entry dan akuntansi akrual. Tak hanya itu, fitur lain yang penting adalah laporan neraca untuk menganalisis kondisi keuangan, laporan laba rugi, perubahan modal, arus kas, laporan jurnal, dan laporan buku besar.
- Fitur Manajemen Utang Piutang
Fitur ini juga sangat penting dalam kegiatan bisnis Anda. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat laporan utang atau piutang dari pelanggan maupun supplier dan mengontrol kapan waktu jatuh tempo utang yang harus dibayar.
- Fitur Purchasing
Purchasing merupakan kegiatan yang akan selalu ada dalam setiap lini bisnis. Fitur ini akan berguna dalam membantu melihat status dan laporan transaksi seperti pembelian jatuh tempo, pelunasan, dan lain sebagainya. Tak hanya itu, Software akuntansi online juga harus mampu memiliki fitur dalam pembuatan faktur dan retur pembelian, pembelian, dan pengiriman pada supplier produk.
- Fitur Budgeting
Dengan adanya fitur ini, anda dapat mencatat segala laporan tentang budgeting yang telah dibuat seperti membuat anggaran bersisa atau tak bersisa yang dapat disesuaikan dengan periode aktivitas bisnis Anda. Tidak hanya itu, fitur ini juga dapat digunakan sebagai yang memiliki tujuan untuk menghitung anggaran laba rugi.
- Fitur Financial Forecasting
Fitur ini termasuk salah satu fitur yang paling krusial atau berperan besar. Tentu saja dalam setiap jalannya bisnis pasti menginginkan melakukan estimasi biaya pendapatan dengan tepat. Nah fitur financial forecasting inilah yang dapat membantu dalam mengontrol keuangan dengan bijak karena dapat menghilangkan biaya yang tidak perlu dan keuntungan menjadi maksimal.
Tips Pilih Vendor Layanan Developer Software akuntansi online
Agar kegiatan pembukuan atau akuntansi pada perusahaan berjalan dengan baik dan sesuai tujuan awal, Anda juga harus memperhatikan dalam pemilihan vendor software akuntansi yang akan digunakan. Berikut ini beberapa tipsnya.
- Kemudahan dalam mengakses
Setiap layanan/vendor developer Software akuntansi online tentu saja memiliki berbagai tampilannya sendiri-sendiri. Sebagai pengguna software tersebut, Anda harus mampu memilih software yang memiliki kemudahan dalam akses agar dapat digunakan dengan lancar dengan baik dan mudah oleh seorang akuntan bahkan yang tidak memiliki basic akuntan.
- Keamanan Data
Keamanan data menjadi pertimbangan utama Anda memilih produk berbasis software, karena hal ini memiliki peran terbesar dalam mempertahankan isi software anda kelak. Begitu Pula dengan pemilihan Software akuntansi online yang akan digunakan, tanyakan secara detail dan jelas pada developer mengenai keamanan data dari pembobolan online atau offline.
- Terdapat Fitur Back Up Data
Tips selanjutnya yang tidak kalah penting dalam memilih vendor software akuntansi adalah adanya fitur back up data. Ini karena umumnya seluruh laporan keuangan akan lebih sering diakses dengan Microsoft excel sehingga Anda sebaiknya memilih Software akuntansi online yang menyediakan layanan fitur ekspor impor data berupa excel.
- Adanya Customer Support
Ketika pertama kali menggunakan Software akuntansi online, tentu saja tim dan Anda masih sangat memerlukan beberapa bantuan terkait Software akuntansi online tersebut, nah saat akan memilih vendor pastikan Anda memilih vendor yang cukup melayani Anda dengan baik dan mampu memberikan layanan customer support.
Itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu Software akuntansi online dan berbagai manfaat dan fitur yang wajib dimiliki. Tak hanya itu, sebelum memutuskan menggunakan Software akuntansi online dan memilih pihak ketiga sebagai penyedia layanan, ada baiknya untuk mempertimbangkan berbagai aspek agar mendapatkan vendor yang terbaik.
Salah satunya yang ditawarkan dari Mekari Jurnal yang akan membantu Anda mengontrol perusahaan dengan mudah. Untuk itu, Jurnal hadir sebagai pengembang produk Software akuntansi online terbaik yang memberikan solusi untuk membantu mengontrol kegiatan akuntansi dalam perusahaan Anda.
Jika anda memutuskan untuk membeli aplikasi akuntansi bagi perusahaan atau usaha UMKM anda, pastikan aplikasi tersebut mampu memberikan keunggulan-keunggulan di atas.(*)
