Malang Post – Tak perlu diragukan lagi bahwa data soal absensi karyawan perlu tersedia selengkap dan seakurat mungkin. Sebab, data tersebut digunakan untuk menilai kedisiplinan karyawan, yang pastinya akan membantu perusahaan dalam mengukur produktivitas dan efisiensi kinerja masing-masing karyawan yang dinaungi. Nah, salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan memanfaatkan teknologi seperti mesin atau aplikasi absen online yang dapat membantu mencatat data kehadiran karyawan.
Hanya saja, masing-masing perusahaan memilih untuk menggunakan sistem, metode, atau bahkan alat yang berbeda untuk mencatat absensi karyawan. Misalnya, ada yang memilih menggunakan pemindai sidik jari, ada yang bersedia berinvestasi lebih banyak untuk mesin pemindai biometrik, dan ada juga yang memanfaatkan aplikasi absen online.
Karena itu, pada kesempatan kali ini, akan dibahas mengenai beberapa jenis aplikasi absen karyawan yang masih dan paling umum ditemukan dan digunakan oleh berbagai perusahaan. Tentu saja, masing-masing alat tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut ulasannya.
Mesin Absensi Manual/Analog
Saat ini, jenis mesin absensi yang satu ini kemungkinan besar sudah semakin langka, atau justru tak lagi digunakan. Sistem absensi analog ini menggunakan kartu absensi yang dimasukkan ke dalam alat untuk mencetak tanggal dan waktu kehadiran seorang karyawan karena proses ini menghasilkan suara “ceklok”, maka alat yang digunakan juga sering disebut dengan mesin absensi ceklok.
Meskipun sudah kuno dan dianggap tak lagi bisa diandalkan, mesin yang satu ini masih cocok digunakan untuk perusahaan kecil dengan karyawan yang sangat sedikit, bahkan kurang dari 50 atau sekadar belasan orang. Hanya saja, karena faktor inefisiensi dan biaya, tak semua perusahaan kecil mau menggunakan mesin ini, terlebih karena celah untuk melakukan kecurangan oleh pegawai nakal yang sangat besar.
Mesin Absensi Digital dengan PIN
Diperkirakan bahwa mesin absensi digital yang dioperasikan menggunakan PIN ini sudah digunakan sejak tahun 1970an. Umumnya, mesin ini dilengkapi dengan tombol abjad dan angka, serta sebuah layar kecil untuk menampilkan teks dan waktu. Tombol tersebut digunakan karyawan untuk memasukkan nomor PIN atau kata sandi unik yang khusus digunakan oleh masing-masing karyawan untuk melakukan absensi.
Dibandingkan mesin analog, mesin absensi digital ini tentu jauh lebih efektif dan hemat waktu. Di samping itu, perusahaan pun masih bisa memantau kehadiran karyawan secara real time karena data absensi yang terekam secara digital, bukannya analog atau manual. Hanya saja, risiko kecurangan juga masih ada dengan mesin absensi digital karena karyawan bisa saja meminta rekannya untuk memasukkan PIN miliknya ketika membolos.
Mesin Absensi Digital dengan Magnetic Card
Mesin yang satu ini nyaris serupa dengan mesin absensi digital. Apalagi, data absensi yang terekam pun akan disimpan secara digital oleh sistem dan dapat diakses lewat komputer. Perbedaannya adalah penggunaan kartu magnetik alias magnetic card yang cukup digesek pada slot yang tersedia – serupa seperti menggesekkan kartu debit atau kartu kredit ketika bertransaksi di kasir untuk melakukan pembayaran nontunai.
Begitu kartu magnetik digesekkan di slot yang ada, sistem akan langsung merekam data kehadiran karyawan dan mencocokkannya berdasarkan data identitas karyawan yang tersimpan di dalam kartu tersebut. Akan tetapi, lagi dan lagi, risiko kecurangan oleh karyawan nakal yang bolos atau sengaja terlambat datang ke tempat kerja juga sama tingginya dengan penggunaan mesin yang satu ini. Sebab, ia bisa menitipkan kartu kepada rekannya.
Mesin Absensi Biometrik
Sedangkan jenis mesin absensi yang satu ini barangkali sudah tak lagi asing bagi Anda. Sebab, penggunaannya masih sangat umum di masyarakat, dan dapat digunakan bukan hanya di perkantoran tapi juga di perkuliahan. Salah satu contohnya adalah mesin absensi dengan pemindai sidik jari alias fingerprint. Selain itu, ada juga mesin dengan pemindaian wajah alias face ID, retina mata, atau bahkan ketiga-tiganya!
Penggunaan mesin absensi biometrik
Untuk mesin pemindai sidik jari, maka jari yang sidiknya sudah tercatat dalam sistem hanya perlu ditempelkan di sebuah alat pemindai. Begitu cocok, maka layar yang biasanya juga terhubung dengan mesin ini akan menampilkan data karyawan yang baru saja absen untuk menandakan bahwa kehadirannya sudah tercatat di dalam sistem. Hal yang sama juga berlaku untuk mesin absensi dengan pemindai wajah atau retina. Hanya saja, jenis alat pemindainya saja yang berbeda – untuk face ID, wajah cukup ditunjukkan di depan alat pemindai yang akan melakukan scanning. Sedangkan untuk retina, mata perlu didekatkan ke alat agar bisa dipindai.
Penggunaan mesin absensi biometrik sangat mudah, cepat, dan praktis. Karena itu, tak heran jika banyak perusahaan menggunakannya. Belum lagi, risiko kecurangan oleh karyawan nakal juga sangat rendah, bahkan bisa ditekan sampai nol, karena sulit sekali untuk mengakali mesin seperti ini. Hanya saja, mesin absensi biometrik terbilang cukup mahal dari segi biaya investasinya, sehingga perusahaan pun masih ada yang mencari alternatif yang lebih terjangkau, tapi tak kalah andal dan akurat.
Aplikasi Absen Online
Nah, jenis aplikasi absen karyawan yang satu ini merupakan alternatif yang dapat menjadi pertimbangan Anda. Berbeda dengan mesin absensi biometrik yang mahal, aplikasi absen online jauh lebih terjangkau. Meski demikian, hanya jenis alat dan harga saja yang membedakan keduanya – dari segi kualitas, akurasi data, sinkronisasi secara online, dan integrasi data, aplikasi jenis ini juga tak kalah unggul.
Mudah dan praktis, aplikasi absen online android seperti yang ditawarkan Talenta by Mekari jelas merupakan solusi yang sangat layak untuk dipertimbangkan.
Aplikasi HRIS Talenta by Mekari memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.
Dengan absensi online, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.
Lewat aplikasi mobile, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.
Selain itu, terdapat juga fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis. Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.
Tertarik menggunakan Talenta by Mekari dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya.
Keuntungan menggunakan sistem absensi berbasis aplikasi online
1. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat
Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.
2. Lebih efisien dan hemat waktu
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon selular, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.
Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absen sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya. Salah satu sistem absensi yang sudah memiliki fitur geo tagging atau GPS adalah Talenta by Mekari. Bisa dibilang Talenta hadir tentu untuk memudahkan tugas dan kewajiban tim HR.
Sebelum berpindah ke poin selanjutnya, baca juga mengenai pentingnya abensi mobile yang dilengkapi dengan fitur GPS, di sini.
3. Efisiensi dari segi biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.
Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon selular yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
4. Rekapitulasi yang lebih mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?
5. Membuat karyawan lebih produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon selularnya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Dari kelima poin di atas, bisa terlihat bahwa sistem absensi berbasis aplikasi online tak hanya menguntungkan karyawan, tapi juga bagi perusahaan. Apakah Anda setuju? (*)
